Bien s’organiser pour perdre moins de temps et être plus productif

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Avec le rythme effréné de notre quotidien, on passe souvent complètement à côté de nombreuses choses importantes, comme la famille, les amis, on n’a plus de temps pour nos loisirs, etc.

Nos divers engagements (crédits à rembourser, etc..) nous obligent à placer le travail en premier, pour finalement ne plus avoir de temps pour ce qui est vraiment important.

Et s’il y avait moyen d’obtenir les mêmes résultats (ou plus) en moins de temps et d’effort ?

Ça vous intéresse ? Ok, alors je vous invite à lire la suite de cet article, car je vais vous partager quelques conseils qui ont radicalement augmenté ma productivité.

Aujourd’hui, je peux aussi passer plus de temps en famille, entre amis, ou tout simplement pour mes loisirs.

Ma petite histoire

Bien sûr, il serait déplacé de vous donner des conseils alors que vous ne connaissez rien de moi.

Je m’appelle Olivier Clémence, je vends des modules pour Prestashop (un logiciel de création de boutique en ligne) et je donne également des conseils  aux entrepreneurs du web sur mon blog dédié au ecommerce.

Mon travail est assez prenant, entre la création de modules, la vente, sans oublier le service après-vente. Je tournais dans les 50 heures par semaine, avant de contracter des douleurs chroniques dans le dos, qui m’ont obligé à rechercher des solutions pour travailler moins tout en gagnant plus.

Avant, quand je lisais ce genre de titre, j’avais un petit sourire sarcastique, car je pensais comme tout le monde que c’était tout bonnement impossible.

D’après moi, soit il fallait décrocher une promotion, soit accumuler les heures sup. La formule était bien claire : Plus de travail = plus de gains.

Ce n’est pas complètement faux, mais une fois au pied du mur, j’étais obligé d’essayer, de faire des recherches, pour voir si on pouvait réellement réduire le temps de travail pour plus de gain.

A ma grosse surprise, les conseils que je vais vous partager ont bien marché pour moi !

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Mieux s’organiser

Je suis sûr que vous vous y attendiez ! Mais voyez-vous, c’est le secret : il faut savoir mieux s’organiser.

Nous vivons chaque jour une bataille, celle d’être le plus productif possible avec le temps imparti. Alors si on veut gagner cette bataille, nous devons mettre en place des stratégies, non ?

Mais il ne s’agit pas non plus de stratégie de guerre, vous verrez que les quelques conseils que je vous partagerai ici sont très simples à comprendre et faciles à appliquer.

Identifiez les éléments qui vous font perdre du temps

Ici, il s’agit d’analyser sa journée pour essayer d’identifier tous les éléments perturbateurs, qui pourraient vous causer une perte de temps.

Les réseaux sociaux

La plupart du temps, ce sont les réseaux sociaux qui nous gâchent la vie !

Prenez-vous en main, et fixez un temps que vous consacrerez à ce type de loisir, par exemple en fin de journée, une fois votre travail terminé.

Attention à ce que ce temps n’empiète pas sur des moments avec votre famille ou vos amis.

Bien sûr, limiter les réseaux sociaux est déjà une bonne chose, mais vous pouvez encore aller beaucoup beaucoup plus loin.

Mettre son téléphone en mode silence

D’après vous, sur une journée, qu’est-ce qui génère le plus d’interruption ?

C’est bien sûr le téléphone !

Et si vous le mettiez en mode silence pour une fois ?

C’est ce que j’ai fait, et immédiatement, je suis devenu plus productif. Comme par miracle, j’ai gagné plus de temps, j’ai pu mieux me concentrer sur ce que je fais.

Bien sûr, il a fallu prévenir mes clients par mail que je ne serais plus aussi joignable sur mon téléphone, et qu’il valait mieux m’adresser un mail.

Là aussi, il faudra mieux s’organiser avec ses mails, mais j’y reviendrai plus tard….

Les avantages de ne plus être aussi joignable par téléphone sont nombreux :

Vous ne serez pas interrompu dans votre travail

Le fait est que notre cerveau n’est pas multitâche. A chaque interruption, il mettra toujours un certain temps pour se recentrer sur la tâche en cours (au moins 5 minutes).

Alors, si vous recevez par exemple 3 appels en une heure, vous perdrez en tout environ 15 minutes à vous recentrer, cela sans compter la durée de chaque appel.

L’appel est totalement contre-productif

Celui qui est appelé sera toujours pris par surprise, il ne s’est pas préparé à l’avance pour la discussion, contrairement à celui qui appelle.

Il n’aura donc pas tous les éléments nécessaires sous les yeux, ni en tête, sur le moment.

Cela causera une certaine perte de temps : se concentrer, se remémorer ce qu’il faut dire.

Cela entrainera aussi souvent un ou deux appels supplémentaires, une fois tous les éléments réunis.

Pourtant, en recevant un mail à la place, toute cette perte de temps pourra être évitée.

Le téléphone facilite l’oubli

Déjà, on peut facilement oublier un point important, sur tous les points qu’il fallait évoquer durant l’appel.

Mais on peut aussi oublier certains points abordés durant l’appel, car il n’y aura aucune trace de ce qui a été dit, sauf dans la mémoire.

Alors, à quel point votre mémoire est-elle fiable ? Là encore, le mieux sera de choisir le mail.

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A propos des mails

Vous l’aurez compris, il sera mieux de privilégier le mail au lieu du téléphone.

Pour cela, vous pouvez informer vos clients en leur envoyant un mail et/ou en enregistrant un message sur votre répondeur.

Expliquez que vous ne serez plus tellement joignable par téléphone, et qu’il serait préférable de vous adresser un mail.

Fixez un emploi du temps précis pour la consultation de vos mails

L’erreur à ne surtout pas faire, c’est de consulter sa boîte mail en début de journée.

Si vous faites cela, vous y passerez un temps fou à essayer d’atteindre le fameux objectif du « 0 mail ».

Et le pire, c’est que même si vous y parveniez, vous attendrez encore là pendant un moment, la venue du nouveau mail qui viendrait ruiner tout votre travail de nettoyage.

Au final, vous serez emprisonné dans un cercle vicieux, car ça n’en finira jamais !

Au contraire, profitez de ce début de journée, le moment où vous avez encore le maximum d’énergie, pour vous attaquer à quelque chose de plus gros.

Ne vous occupez pas de vos mails, laissez-les s’entasser joyeusement dans votre boîte, vous les traiterez par exemple de 15h à 17h.

Là aussi, une astuce que j’ai trouvé efficace, c’est de ne traiter que les mails arrivés avant 16h.

Tous ceux qui arriveront au-delà seront traités le lendemain.

Vous l’aurez compris, je vous propose ici de ne traiter vos mails qu’une fois par jour.

Et croyez-moi, ça marche du feu de Dieu.

Ne pas se laisser distraire

Eteignez également les notifications, car le simple fait d’apercevoir l’objet d’un mail arrivé pourrait vous perturber et vous déconcentrer.

Laissez votre cerveau tranquille, ne laissez aucun autre sujet le distraire.

En faisant cela, vous accomplirez votre tâche en cours plus rapidement, sans interruption d’aucune sorte.

Osez !

Vous avez peut-être peur de la réaction de vos clients, parce que vous les avez habitués à une réponse rapide.

Croyez-en mon expérience, ils seront même ravis de votre professionnalisme.

De plus, en « imposant » ce rythme, vous éviterez aussi les mails « inutiles », les clients prendront le temps de bien détailler leur problème dans un seul mail.

Un cas qui m’est arrivé dans mon domaine, le client m’a envoyé un mail annonçant qu’il avait un problème sur son site, et qu’il avait besoin d’assistance.

Je lui répondais en demandant quel genre de problème…, et ainsi de suite.

A ce rythme, vous finirez facilement avec 20 mails, alors que 2 ou 4 (tout au plus) auraient pu suffire !

En revanche, une fois que le client a compris, notamment que votre temps est limité, il prendra bien soin de fournir toutes les informations nécessaires dans un seul mail.

Vous aurez le maximum d’éléments pour agir rapidement, dans la résolution de son problème.

Organisez vos mails

Pensez aussi à bien organiser vos mails, par exemple par thématique.

En toute logique, votre cerveau passera moins de temps à traiter un lot dans la même thématique, que de traiter des sujets variés.

Par exemple, si j’aurais à réécrire un autre texte parlant du même sujet qu’ici, il sera mieux de l’enchainer avec celui-ci, tant que j’ai le bon fil d’idée.

Optimisez votre activité

Y a-t-il moyen d’optimiser votre activité ? La réponse est forcément oui.

Cela peut aller de quelque chose de simple, comme identifier des procédures répétitives, faire un exemplaire que vous copierez à chaque fois (introduction, ou des passages techniques dans les mails, etc.).

Dans mon domaine, des astuces de ce genre font gagner beaucoup de temps.

Mettre en place des procédures

Pour chaque tâche, vous pouvez définir une procédure exacte. L’idée est de détailler les étapes, pour chaque activité.

Par exemple, si vous voulez démarrer une voiture, la procédure pourrait ressembler à ça :

. S’assurer que le frein à main est mis

. Vérifier qu’aucune vitesse n’est enclenchée

. Mettre la clé et la tourner

Une fois bien défini, ce genre de procédure pourra être réutilisé à volonté, à chaque fois que la situation se représente à nouveau.

L’avantage de définir une procédure bien détaillée, c’est que n’importe qui pourra l’effectuer. Vous pourrez ainsi déléguer la tâche, si vous manquez de temps.

Encore un autre avantage, c’est qu’aucun oubli ne sera possible. Il faudra suivre un plan bien défini, point par point.

En procédant ainsi, vous gagnerez du temps, même si vous effectuez la tâche vous-même.

Vous pourrez même envisager d’automatiser certaines tâches.

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Lancez-vous des défis

D’après la loi de Parkinson, lorsque vous fixez une durée pour une tâche donnée, vous la ferez automatiquement pendant toute la durée fixée, même si vous auriez pu le faire en moins de temps.

Par exemple, changer un pneu en 15 minutes vous parait normal, et inconsciemment, vous allez vous débrouiller pour le faire en 15 minutes. Or, vous pouvez bien le faire en 10 !

Dans ce sens, listez vos activités, et essayez de diminuer le temps imparti pour chaque tâche, même de 15 minutes.

Si vous deviez effectuer 4 tâches dans la journée, et si vous économisez 15 minutes par tâche, ce sera déjà une bonne heure de gagnée ! N’est-ce pas ?

Soyez aussi confiant. Par exemple, au lieu de finir à chaque fois à 18h30, fixez-vous une petite règle et finissez à 17h30.

Procédez par ordre de priorité

Pour chaque activité, il existe toujours ce(s) client(s) pour qui on fait u

n gros boulot par rapport aux autres, alors qu’il(s) ne paie(nt) pas assez bien.

Osez vous séparer de ce genre de client, pour prioriser ceux qui sont plus intéressants.

Dans le livre de Tim Ferris, « La semaine de 4 heures », l’auteur conseille même de se débarrasser de 80% des clients, et de ne garder que les 20% qui rapportent 80% de vos revenus.

Alors certes, vous n’arriverez peut-être pas à un tel ratio du premier coup, mais j’ai essayé et ça m’a bluffé ! J’ai gagné du temps, permettant de me concentrer sur d’autres profils de clients plus intéressants, pour gagner plus de revenus !

Sautez le pas, et testez !

Les astuces sont nombreuses pour mieux s’organiser. N’hésitez pas à chambouler vos habitudes quotidiennes pour tester de nouveaux outils, de nouvelles idées, afin d’optimiser votre activité.

Bien entendu, cela ne se fera pas en un coup de baguette magique, prenez le temps de vous adapter, appliquez progressivement chaque méthode, testez pendant un certain temps (par exemple un mois), et voyez ce qui peut encore être amélioré.

Lorsque vous estimez que l’une de vos activités a été suffisamment optimisée, passez à une autre, en attendant que de nouvelles idées fassent leur apparition.

Dans tous les cas, vous avez là quelques conseils simples, mais qui marchent.

Vous pourriez enfin avoir plus de temps libre pour vous, votre travail ne sera plus un fardeau, car vous pourrez réduire considérablement vos heures de travail, tout en étant plus efficace.

Dites-vous que : Quand on veut, on peut !

Enfin, voici quelques livres que je vous conseille, si vous recherchez des astuces supplémentaires :

  • S’organiser pour réussir
  • Zen to done
  • La semaine de 4 heures

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