Salon professionnel : faciliter son organisation avec un logiciel événementiel

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L’organisation d’un salon professionnel est souvent un événement déterminant pour l’entreprise. L’erreur n’est donc pas permise et ce type de mission demande bien souvent à ce que l’on soit efficace dans la réalisation de nombreuses tâches tout en respectant des délais qui peuvent parfois être très serrés. 

La mise en place d’un salon professionnel est très souvent effectuée par des experts dont le cœur de métier principal est l’organisation de salon professionnels. Ainsi, l’utilisation d’un logiciel événementiel peut être un véritable atout afin de réussir l’organisation d’un salon professionnel. 

Un salon professionnel, c’est quoi ?

Avant d’aborder le cas du logiciel événementiel, il est bon d’effectuer un rappel sur ce qu’est un salon professionnel et son utilité pour une entreprise.

Un salon professionnel est un événement qui pourra se dérouler sur un ou plusieurs jours et lors duquel divers exposants pourront présenter leurs produits ou leurs services afin de les faire découvrir à des visiteurs particuliers et/ou professionnels.

Généralement, le salon professionnel se fera sur une thématique précise comme par exemple le bien-être, la décoration, la mode, les nouvelles technologies, etc. Il s’agit généralement d’un événement très important pour les exposants qui seront nombreux et qui attendent beaucoup de ce type d’événement.

Par ailleurs, les places sont chères sur ce type d’événement attire un très grand nombre de visiteurs c’est pourquoi l’erreur n’est pas permise lors de l’organisation d’un salon professionnel (en apprendre plus sur le sujet sur le blog Entreprise et Compagnie).

Opter pour le logiciel événementiel

Le logiciel événementiel sera d’une aide précieuse pour préparer, organiser et coordonner l’événement durant sa création et son déroulement.

Le logiciel événementiel permettra tout d’abord de créer un site web dédié au salon professionnel en quelques clics afin d’y apporter toutes les informations dont les visiteurs et les exposants auront besoin.

Il permettra également de gérer les inscriptions en ligne notamment pour que les exposants puissent réserver leur emplacement, mais aussi pour que les visiteurs puissent acheter leur billet d’entrée. Il sera possible de gérer la base de données de ses contacts très facilement, de récolter différentes données et de créer des groupes et des segments pour faciliter les prises de contact groupées.

D’ailleurs, le logiciel événementiel permettra de réaliser des compagnes d’emailing personnalisées afin de s’adresser aux exposants comme aux visiteurs pour faire connaitre le salon et donner toutes les informations à son sujet par des envois de newsletters.

Qui plus est, il sera possible de créer et d’imprimer des badges d’accès avec des QR code pour faciliter la gestion des entrées le jour J. Le jour même, le logiciel événementiel permettra de disposer d’une application sur tablette pour mieux gérer les entrées et la liste des exposants par exemple.

Il sera aussi possible de disposer de statistiques sur mesure qui s’actualisent en temps réel et qui permettront d’analyser ses résultats une fois l’événement terminé.

Enfin, le logiciel événementiel permettra aussi de mettre en place un chatbot qui répondra de façon automatique aux questions les plus fréquentes afin de gagner un temps considérable dans le traitement des messages.

Le logiciel événementiel est donc une aide précieuse dans l’organisation d’un salon professionnel et il permettra de mettre en place divers supports digitaux, mais aussi de conserver de précieuses données qui seront utiles lors de l’organisation d’un événement futur (plus d’informations pour bien préparer un événement à découvrir ici).

En conclusion

Le salon professionnel est un événement important et son organisation demande que l’on fasse preuve d’anticipation et d’une grande rigueur afin que tout se déroule dans les meilleures conditions possibles.

Ce dernier a un enjeu important pour l’entreprise organisatrice, notamment en termes de mise en avant, de visibilité, de notoriété. La mise en place d’un salon permet aussi à l’entreprise organisatrice de faire évoluer son portefeuille de partenaires ou de client.

L’organisation d’un salon professionnel est très souvent fastidieuse et requiert une rigueur d’organisation et un esprit d’adaptation. Disposer d’un outil pensé pour organiser ce type d’événement grâce au logiciel événementiel permettra de mettre toutes les chances de son côté pour que le salon professionnel en question soit une véritable réussite !

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