Le « remote work » est une organisation du travail qui consiste à employer des travailleurs à distance (« remote workers »), de manière permanente ou presque. Comme le télétravail et le home office, le remote work est une pratique qui tend à se démocratiser, avec l’internationalisation des entreprises. Les remote workers travaillent alors soit depuis leur domicile, soit depuis un espace de co-working. Les entreprises qui emploient des travailleurs à distance doivent alors déployer de nouvelles méthodes de management et de nouveaux outils de communication, pour motiver les employés et gagner en productivité. On fait le point sur les bonnes pratiques et les bons outils pour travailler avec des remote workers.
Pourquoi travailler avec des remote workers ?
Des sites Internet donnent des informations spécifiques sur le travail à distance, avec différentes organisations :le home office, le télétravail, le remote work… Le phénomène prend tellement d’ampleur que certaines entreprises ont même fait le choix de ne pas avoir de bureaux physiques, comme Buffer, l’application qui vous aide à gérer et organiser vos réseaux sociaux.
Pourquoi cet engouement pour le travail à distance ?
- Engager des employés à l’étranger ou dans une autre région que celle du siège social offre de nombreuses opportunités pour les entreprises. En effet, cela leur permet avant tout de réaliser des économies : l’employé n’aura pas besoin de poste de travail, et il perdra moins de temps dans les embouteillages le matin. Ainsi, avec le remote work, les entreprises enregistrent moins d’absentéisme ou de retards de leurs employés. De plus, les travailleurs pourront être embauchés dans un pays où les coûts salariaux sont moins élevés, pour maximiser les économies.
- En outre, les remote workers ont non seulement tendance à être plus autonomes, mais aussi à être plus heureux au travail. Le travail à distance est considéré aujourd’hui comme un avantage significatif pour les travailleurs, ils auront donc moins tendance à chercher une autre proposition d’emploi en parallèle.
- Enfin, engager des travailleurs à distance facilite la diversité des collaborateurs, un puissant moteur de productivité : expériences différentes, cultures différentes, formations différentes… D’autant plus que si l’entreprise ne se limite pas à une zone géographique restreinte, elle pourra plus facilement trouver le talent qu’il lui faut !
Les meilleurs outils de travail en distance
Le premier problème organisationnel que pose le travail à distance est la communication. Aujourd’hui, de nombreux outils existent pour faciliter la communication entre des collaborateurs qui ne se trouvent pas dans la même pièce ni même dans le même pays !
Skype (Microsoft) est l’un des outils de communication les plus utilisés, car il permet non seulement de communiquer via chat, mais aussi de lancer des appels et des visioconférences. Les petites sociétés (moins de 20 collaborateurs) pourront utiliser la version classique de Skype, tandis que les plus grandes entreprises se tourneront vers Skype Entreprise, qui permet de réunir jusqu’à 250 collaborateurs, ou encore de partager un écran.
Pour communiquer, les entreprises utilisent de plus en plus Slack, une application mobile et bureau idéale pour travailler à distance en équipe. Cette application permet de gérer parfaitement des projets et d’effectuer diverses tâches, comme par exemple la gestion de tickets ou encore la veille.
Pour le stockage de vos fichiers, la solution Dropbox Business est incontournable : cet outil vous permet de stocker en ligne n’importe quel fichier, avec des offres flexibles en fonction de votre nombre de collaborateurs ou de l’espace de stockage requis. Vous pouvez également contrôler les paramètres de partage des liens et protéger les liens avec mot de passe pour plus de sécurité. Google Drive Business ou Google Drive Entreprise est également un favori des entreprises, car cet outil offre un espace de stockage illimité et sécurisé, simple et intuitif à utiliser, avec accès à une suite bureautique en ligne (Google Docs, Google Sheets, Google Slides…).
Enfin, pour l’organisation, Trello est certainement l’outil le plus apprécié des entreprises qui travaillent avec des remote workers. Cet outil de gestion de projet fonctionne sur le mode kanban : on peut créer des tâches, les classer en fonction de leur statut d’avancement, ajouter des check-lists, ajouter une date limite, et inviter ses collaborateurs à des projets. Le système de notification permet de ne passer à côté d’aucune tâche !
5 conseils pour motiver vos travailleurs à distance
Une fois que l’organisation est bien établie, le plus difficile est de garder des employés motivés et productifs, même à distance ! Voici nos conseils pour y parvenir.
1. Impliquer les remote workers
Le premier écueil lorsque l’on emploie des travailleurs à distance est de ne pas les impliquer assez dans l’entreprise. Un remote worker doit avoir rencontré au moins une fois le dirigeant ! Au moment de l’embauche, faites l’effort de vous déplacer pour le rencontrer, ou financez son aller-retour pour rencontrer l’équipe. Un remote worker impliqué, c’est un travailleur productif qui sera motivé par la réussite de l’entreprise.
2. Créer une culture d’entreprise
Même si les travailleurs sont loin, il est important de mettre en place une culture d’entreprise, non seulement pour créer un sentiment d’appartenance (et, encore une fois, impliquer les remote workers), mais aussi pour rassembler tous les travailleurs, à distance ou non, autour d’un objectif commun. Lorsque l’on est épanoui dans son travail et dans ses relations professionnelles, la motivation suit !
3. Fixer des objectifs précis
Pour motiver les collaborateurs, il faut leur donner une direction, et donc leur fixer des objectifs clairs, précis et atteignables. C’est aussi le cas pour les travailleurs à distance ! Plus vos attentes seront claires, plus les remote workers travailleront de manière efficace, car ils sauront dans quelle direction aller. Vous verrez que ce sont les travailleurs les plus autonomes une fois lancés sur un projet !
4. Rester flexible… mais exigeant
On n’attend pas des remote workers qu’ils respectent à la minute près l’horaire de bureau. C’est tout le principe du travail à distance ! Vous devez leur faire confiance pour qu’ils exploitent les heures auxquelles ils sont les plus productifs. Si le remote worker n’a pas d’interactions avec les clients, vous pourrez même l’autoriser à travailler plus tôt le matin ou dans la soirée, à des heures où ils sont plus motivés. Il faut que le travail à distance reste un avantage pour eux.
Toutefois, pas question de laisser le travailleur se relâcher pour autant : s’il le faut, accompagnez-le dans sa gestion du temps (avec des outils tels que Trello) ou demandez-lui de remplir des feuilles de temps.
5. Encourager les remote workers avec des retours sur leur travail
Enfin, lorsque vos travailleurs à distance enregistrent de belles performances, faites-le leur savoir ! Ce n’est pas parce qu’ils ne sont pas au bureau que vous devez organiser moins de réunion en one-to-one avec eux. La reconnaissance du travail accompli est l’un des premiers facteurs de motivation au travail !
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