Que désirez-vous faire durant un séminaire ? Voulez-vous stimuler la créativité de vos troupes ou encore fusionner votre équipe ? Une fois que vous avez trouvé réponse à vos questions, vous pouvez maintenant définir vos objectifs et trouver la salle idéale.
Faire l’inventaire de vos besoins
Dans l’organisation d’un séminaire, il y a plusieurs aspects à prendre en considération :
Le lieu du séminaire : Il sera sélectionné en fonction de la durée de l’événement, du nombre de participants et surtout de votre budget. Vous devez cerner avec minutie le type d’établissement hôtelier, les caractéristiques de la salle seminaire lyon et surtout la thématique de l’événement. Aussi, il faut prendre en compte la durée de l’événement.
La logistique : Pour les animations et les formations, il est important de prendre en compte le matériel adapté. Entre paperboard, tablettes numériques, vidéoprojecteurs… Aussi, il faut prévoir le nombre de repas par jour.
Le déplacement : Le transport des participants est un élément vraiment déterminant. Il faut que les invités soient bien pris en charge.
Une fois sur place, il faut penser aux activités aux ballades, aux jeux de team building et lister tous vos besoins.
Faire le bon choix d’une salle de séminaire
La nature, le ton de l’événement, les objectifs à atteindre, doivent entrer en compte lors du choix de votre salle de séminaire. Il faut avant tout miser sur un lieu convivial. Toutefois, si vous prévoyez d’inviter des VIP, vous devez opter pour un décor plus chic.
Aussi, la salle de séminaire, sera choisie en fonction des personnes qui seront présentes. Il ne faut que la salle soit trop grande ni trop petite. Pour que la réunion de travail se déroule sans encombres, il faut qu’il y ait des équipements basiques comme le vidéoprojecteur, la connexion internet avec wifi et le tableau blanc. Aussi veillez à ce qu’il y ait un chauffage ou un climatiseur.
Pour un séminaire durant le temps d’un weekend, le site d’hébergement doit être à proximité de la salle pour un séminaire d’entreprise. Cela évitera les retards et les frais liés au déplacement. Aussi, il faut un bel environnement propice à la concentration. Enfin, veillez à choisir un espace modulable avec un coin détente pour vos pauses. Il ne faut pas hésiter à s’informer sur les prestations qui seront offertes sur les lieux. Le plus ? La possibilité de bénéficier d’un kit de conférence avec bouteilles d’eau, stylos, blocs-notes.
Le contenu des présentations
Une fois que tous les préparatifs sont terminés, il faut que le contenu des présentations puisse concorder avec votre public. Pour ce faire, il faut rechercher des potentiels animateurs de séminaire d’entreprise. Cela permettra de booster votre événement et surtout de titiller la curiosité de l’auditoire.
Dans le cas où il y a plusieurs thématiques, il faut faire des sessions de groupe en petit comité. Cela permettra de mieux débattre et surtout de mieux aborder les sujets.
En termes de durée, sachez que c’est un élément important à prendre en compte dans votre planning. Les présentations trop longues vont ennuyer l’auditoire. Il faut se limiter à 15 minutes au maximum, afin de mieux penser à l’essentiel. De plus, il faut prévoir des pauses entre les présentations.
Un contenu pertinent
Il est vrai qu’il est assez complexe de prendre en compte tous les domaines. L’important c’est de trouver un fil conducteur entre chaque point exposé. Cela vous permettra de susciter l’intérêt des personnes qui vous écoutent et qui vous regardent ! Aussi, il faut souligner l’importance du fond des présentations. Pour ce faire, il faut un contenu très diversifié. Les images, les vidéos et les activités que vous allez inclure ont un impact non négligeable sur le déroulement du séminaire et surtout, pour accrocher les participants.
Les équipements importants pour une excellente présentation
Même aujourd’hui à l’ère du numérique, impossible de se passer du tableau blanc ou du paperboard. Il vous permettra de mieux mettre en avant ses idées et surtout de transmettre des informations. En plus, on peut le déplacer à volonté dans la salle de réunion. Le vidéo projecteur lui, permettra de présenter des graphes, des diapos ou encore des vidéos. C’est l’équipement favori des formateurs et est un outil pédagogique important. Depuis quelque temps maintenant, on peut utiliser un vidéoprojecteur sans fil ou un autre avec un tableau interactif.
Bien évidemment, on n’oubliera pas l’écran de projection pour un meilleur confort visuel ainsi que la connexion pour que la séance de formation se passe bien. Enfin, à disposition de tous, il ne faut pas hésiter à mettre des tablettes et des ordinateurs afin de simplifier la prise de note.
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