Dans le monde où nous vivons actuellement, tout ou presque, est à l’ère de la digitalisation. Il est en effet à constater que ce phénomène est une réalité à remarquer aussi bien au niveau personnel qu’au niveau professionnel.
Les entreprises sont notamment touchées par la numérisation de bien des façons. L’une d’elles est l’utilisation de logiciel pour la gestion des affaires de la société.
Le SIRH qui est le système d’information de gestion des ressources humaines constitue une interface qui lie la gestion des ressources humaines avec les TIC.
Outil de gestion des notes de frais pour soulager les modalités administratives
Les notes de frais font partie intégrante de la paperasse que les entreprises devront gérer au mieux. Ce sont des documents qui devront être traités avec minutie en vue de l’optimisation de la gestion des remboursements de frais d’entreprise. Le SIRH propose en principe un logiciel de gestion des notes de frais qui permettra aux responsables de recevoir les notes de frais.
Comment cela se passe-t-il ?
Le processus de gestion de note de frais avec l’usage d’un logiciel est constitué de quelques étapes simples, mais néanmoins efficaces. Dans un premier temps, les notes de frais seront rassemblées pour être scannées ou pour être saisies. Les données seront enregistrées sur la plate-forme.
Grâce à la fonction OCR, qui est une fonctionnalité permettant la reconnaissance de caractère, les éléments pertinents (date, catégorie…) des notes de frais seront facilement prélevés.
Ensuite, le responsable du traitement de ces documents validera l’entrée de la facture sur la base de données du logiciel de gestion de note de frais. Si au cours du processus des difficultés ou encore des questions surviennent, un module d’assistance est intégré au logiciel.
Des bénéfices plus qu’intéressants
À partir de cette même interface, les validations et les refus des demandes se feront avec plus de facilité. Les bénéfices à tirer de l’utilisation de cette plate-forme ne se résument pas seulement à une meilleure gestion des notes de frais. D’une manière plus précise, on peut distinguer les avantages suivants :
Un gain de temps conséquent
Le logiciel de gestion de notes de frais offre la possibilité aux managers, mais aussi aux différents collaborateurs de l’entreprise de disposer d’un traitement bien plus fluide des notes de frais grâce à la fonction de dématérialisation facile du logiciel en question. Par ailleurs, afin d’éviter de manière conséquente la survenue d’erreurs de saisie, la plate-forme propose une fonctionnalité OCR de reconnaissance de caractères. Ce qui évitera également aux responsables de faire des vérifications fastidieuses.
Une prise en main facile et simplifiée
D’une part, il faudra noter que le logiciel de traitement de note de frais est un programme qui est tout à fait compatible avec divers terminaux comme les smartphones Android, les iPhone et aussi les ordinateurs PC et Mac.
Les utilisateurs n’auront aucun mal à accéder à l’interface. D’autre part, le logiciel gestion de notes de frais est paramétré par les techniciens du fabricant, selon les besoins de l’utilisateur. Ce dernier n’aura même pas le devoir de réaliser une formation préalable.
Un geste non négligeable envers la nature
Évoquer le sujet de l’écologie dans le cadre entrepreneurial n’est plus une surprise de nos jours. En effet, les entreprises, commerciales ou non, sont pratiquement concernées par l’avenir de l’environnement. La préservation de ce dernier peut se traduire par la prise de mesures importantes au niveau de la gestion des affaires de la société.
L’usage du logiciel de gestion de notes de frais aide notamment l’entreprise à réduire sa consommation de papier. Grâce à la digitalisation des documents, il ne sera plus question de faire du gaspillage de papier.
Enfin, le logiciel de gestion de notes de frais constitue une solution toute trouvée pour permettre aux managers de ne pas perdre le fil au sujet du traitement de ces documents sans trop d’efforts.
Une autre fonctionnalité intéressante du SIRH : le management du recrutement
Procéder au recrutement des salariés d’une entreprise paraît être une tâche plutôt facile à dire. Pourtant, il faut bien admettre que la mission est loin d’être de moindre effort.
En effet, le service Ressources humaines, qui a le rôle de prendre en charge le volet recrutement, devra trouver la démarche la plus efficace possible. Le module RH au sein du SIRH propose une fois de plus aux responsables de ce service une alternative intéressante pour une meilleure gestion du recrutement.
Avant de connaître plus en détail la fonctionnalité du module RH au service du recrutement, il serait intéressant de savoir ce que représente réellement le recrutement pour une entreprise. D’une manière générale, ce n’est certainement pas qu’une simple tâche administrative. En effet, le recrutement, c’est une des procédures clés au sein d’une société.
L’avenir de la firme dépendra du savoir-faire des ressources humaines pour dénicher les candidats avec un réel potentiel. C’est effectivement à ce niveau que le module RH peut venir en aide aux recruteurs.
Les commentaires sont fermés.