La gestion de charge de travail et l’anticipation

By Josselin Last updated Nov 18, 2021

Ressentez-vous que vos employés sont irritables ou stressés ? Vous remarquez que vos collaborateurs multiplient les heures supplémentaires ? Au lieu de recruter de nouveaux employés et alourdir l’effectif, une bonne gestion de la charge de travail pourrait être la solution à tous vos problèmes ! Intégrer les logiciels informatiques dans la gestion des ressources humaines est aujourd’hui capital étant donné la quantité considérable d’informations à analyser. Voyons comment gérer la charge de travail d’une manière concrète au sein de votre équipe.

1. Trier les travaux par ordre de priorité

L’objectif de l’entreprise est de satisfaire ses clients en respectant les délais, les normes et les conditions de livraison des produits ou services demandés. Le client s’attend à immédiatement être pris en charge à la suite d’une commande, « premier venu, premier servi ». Afin de répondre correctement à son attente, tous les collaborateurs de l’entreprise doivent travailler ensemble efficacement dans un esprit de professionnalisme. Les travaux relatifs à l’offre d’un service de qualité aux clients doivent être triés et classés par ordre de priorité. Les opérations plus urgentes sont à traiter en premier pour éviter que des travaux en aval ne restent en attente. Un logiciel de planification de la charge de travail est disponible pour avoir une vision claire de toutes les commandes des clients transmises à l’entreprise. On peut connaître ainsi le nom du client et ses coordonnées, la date de sa commande, l’objet de sa commande, ses modalités de paiement et ses conditions de livraison.

2. Organiser une bonne répartition des tâches

Après avoir classé les travaux, il est nécessaire de les assigner au personnel compétent qui en a la responsabilité. Concentrer une énorme quantité de travail à un seul employé pourrait conduire à un surmenage ou à un burn-out. L’entreprise est composée de différents services, complémentaires les uns aux autres. Il est important de déléguer les tâches selon les domaines d’expertise et les compétences des employés. Une répartition équitable des tâches est facile à structurer grâce à l’utilisation d’un logiciel plannification de temps. Cet outil renseigne sur les tâches attribuées à chaque employé, l’état d’avancement des activités. Le logiciel offre également des fonctionnalités de gestion du temps permettant de connaître les durées optimales allouées à chaque opération. Ces outils permettent de réduire les pertes de temps et de les combler avec d’autres activités telles que la préparation des matériels à utiliser le lendemain ou l’impression en avance des formulaires.

3. Établir des stratégies d’anticipation des imprévus

Lorsqu’un employé est absent pour arrêt maladie ou autres motifs, les conséquences n’affectent pas seulement son service, mais toute l’organisation. Mettre en place des back ups ou du personnel remplaçant est absolument crucial pour éviter une paralysie des activités. Anticiper les imprévus signifie attribuer à chaque employé un binôme ou un adjoint qui l’aide dans ses tâches quotidiennes. La mission du binôme ou de l’adjoint est d’accélérer et d’alléger le travail du responsable durant sa présence à l’entreprise. Il devrait avoir la capacité de le substituer quand il est nécessaire, surtout lorsque le premier responsable est absent. Cette méthode permettra de réduire largement les travaux en retard. L’établissement d’un calendrier des tâches grâce au logiciel de planification de la charge de travail est d’une grande aide pour effectuer une gestion optimale du temps.

Faire appel à une sous-traitance, lancer une nouvelle campagne de recrutement ou assigner le personnel à des heures supplémentaires infinies augmente les coûts de développement d’un business. Le logiciel de planification de la charge de travail représente une aubaine pour les leaders d’entreprise qui se soucie du bien-être et du respect des droits des employés. Ce logiciel est parfait pour répartir équitablement les paramètres des travaux selon l’effectif du personnel, les besoins des clients à répondre, les horaires, les charges attribuées à chacun et les contraintes des opérations.