Gestion de la paie : comment optimiser votre temps ?

La gestion de la paie représente un levier important pour le développement d’une entreprise. C’est en effet l’un des services stratégiques de l’entreprise. Cependant, face aux différentes contraintes administratives et législatives qui évoluent constamment, la tâche devient complexe. Résultat : la gestion de la paie en entreprise se transforme en opération chronophage. Heureusement, il existe aujourd’hui des solutions efficaces pour optimiser votre temps comme les logiciels RH, une bonne planification et une externalisation de la gestion de paie.

Investissez dans un logiciel de paie RH pour optimiser la gestion de la paie

Parmi toutes les solutions qui s’offrent à vous, l’utilisation d’un logiciel de paie RH est devenue un indispensable.

Définition d’un logiciel de paie

Le logiciel de paie est une solution informatique qui permet à une entreprise d’automatiser les différentes étapes de gestion de la paie, depuis l’embauche jusqu’au départ du salarié. En général, il permet de :

  • collecter des données paie,
  • traiter des données paie,
  • calculer des données paie.

Le logiciel de paie propose également une fonctionnalité permettant d’optimiser la gestion administrative du personnel. Quel que soit le choix de son logiciel RH, celui-ci va permettre de créer une fiche de paie et de produire des déclarations respectant la législation sociale et le cas de chaque salarié concerné.

En ce qui concerne le mode d’installation, deux options s’offrent à vous :

  • l’installation « on-premise » qui consiste à insérer physiquement les logiciels sur les serveurs de l’entreprise,
  • le SaaS qui consiste à installer le logiciel en ligne. Autrement dit, le logiciel RH est installé sur les serveurs de l’hébergeur. Les utilisateurs peuvent l’utiliser depuis n’importe où grâce à un navigateur web. Afin d’y accéder, l’entreprise doit souscrire un abonnement sur le site officiel de l’éditeur de l’outil.

Les avantages d’un logiciel de paie

Le gain de temps constitue indéniablement le premier grand avantage d’un logiciel de paie. En effet, grâce au logiciel, l’équipe RH peut se focaliser sur les tâches les plus importantes en automatisant celles qui sont à faible valeur ajoutée. L’utilisation d’un logiciel RH permet également de réduire les risques liés aux erreurs humaines. L’éditeur du logiciel prend en charge la veille juridique. Les normes légales et conventionnelles se mettent donc à jour automatiquement sur le logiciel. Votre équipe RH n’aura plus besoin d’assurer cette tache.

Autre atout du logiciel de paie : toutes vos données sont centrées dans une base de données unique. Ainsi, vous ne commettrez pas de doubles saisies. Toutes les déclarations et les calculs de paie seront également automatisés afin d’éviter les risques d’oubli. Le plus important est que votre équipe sera plus productive puisque les tâches administratives seront réduites. Le logiciel de paie vous permet donc de réaliser de réelles économies.

Adoptez une bonne stratégie de planification RH

La gestion de paie requiert une bonne organisation, surtout si vous voulez gagner du temps. En effet, le gestionnaire de paie doit traiter chaque dossier en respectant des échéances. Voici les choses à faire pour bien s’organiser.

Utilisez des logiciels de planification des tâches

Planifiez vos tâches pour mieux vous organiser. N’hésitez pas à adopter un outil pour mieux gérer votre temps et gagner en efficacité. Toutes les actions qui sont à réaliser durant le mois peuvent d’ailleurs être planifiées en avance.

Parmi les actions à réaliser, le traitement de la boîte mail de l’entreprise peut être très chronophage. Vous pouvez par exemple utiliser Outlook pour gérer vos courriers électroniques. D’autres outils tels que Trello vous permettent également de mettre en place une planification participative avec plusieurs utilisateurs.

Réalisez les tâches prioritaires en amont

Dans la gestion de la paie, certaines tâches sont forcément plus importantes que d’autres. Pour gérer efficacement votre temps, classez vos actions par ordre de priorité. Les demandes urgentes des collaborateurs sont par exemple à réaliser en premier lieu. Il en est de même pour la déclaration d’un accident de travail. Elle doit être faite dans un délai de deux jours après l’accident. La saisie d’une embauche dans le mois de paie doit se faire également dans les meilleurs délais possibles.

Optez pour l’externalisation de la gestion de la paie

Pour gagner du temps, vous pouvez externaliser la gestion de la paie. Cette solution séduit particulièrement les TPE et les PME.

Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?

On parle d’externalisation de la paie lorsque vous confiez la gestion des salaires à un prestataire, à une société tierce ou à un cabinet. Deux choix s’offrent à vous pour externaliser votre paie.

La première consiste à ne déléguer qu’une partie de la paie. On parle alors d’une externalisation partielle de la paie. Pour ce faire, le prestataire met seulement un outil à la disposition de l’entreprise et celle-ci conserve le contrôle de sa paie.

La deuxième option vise à déléguer la totalité des tâches à un prestataire spécialisé en externalisation de la paie. Cette fois-ci, on parle d’externalisation totale de la paie. Le prestataire s’occupe de A à Z de la gestion de la paie. En revanche, il se peut que vous deviez échanger en permanence avec le prestataire pour lui fournir les données nécessaires.

Quels sont les avantages de l’externalisation de la paie ?

L’externalisation de la paie offre de nombreux avantages pour les entreprises. En voici quelques-uns :

Un gain de temps

Si la gestion de la paie se fait en interne, le service RH devra s’occuper de nombreuses tâches :

  • l’impression et la distribution des bulletins de salaire,
  • la veille législative,
  • la connaissance des règles de calcul.

En externalisant, le prestataire choisi réalisera toutes ces tâches à la place du service RH. Ce qui lui permet de se concentrer sur des missions plus importantes et d’être plus productif.

Une solution simple et pratique

Il suffit de choisir le bon prestataire pour bénéficier de tous les avantages de l’externalisation. Votre plus gros travail sera de sélectionner le meilleur prestataire ou la meilleure entreprise.

Une réduction des coûts

De nombreuses entreprises vous le confirmeront : l’externalisation de la paie permet de réduire les coûts liés à la gestion de la paie. Elle est aussi plus rentable que la gestion en interne.

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