Vous manquez d’espace de travail dans votre entreprise ? Vous avez du mal à gérer le nombre sans cesse grandissant d’archives de vos documents ? Votre entreprise a sans doute besoin de méthodes de gestion optimale du volume des archives. Découvrez dans cet article une excellente procédure pour mieux gérer le volume de ces dernières.
Aménager une pièce pour l’archivage
La première étape dans la gestion du volume des archives dans toute entreprise est de penser à l’enceinte qui les abritera. Il est important que cette enceinte remplisse certaines conditions de conservation optimales de manière à prévenir tout risque.
En France, les normes recommandent des locaux d’archivage résistant ayant une capacité de charge de 900 kg/m². Si vous désirez opter pour le rayonnage, il vous faudra utiliser des étagères métalliques. Rassurez-vous surtout que le métal utilisé résiste à la corrosion. Attention, choisissez avec attention vos étagères afin d’éviter tout risque de détérioration.
Par ailleurs, il faudra penser aux différents paramètres de conditionnement des archives. L’un des plus importants est la température de l’enceinte. La température recommandée pour les archives physiques est de 18 °C. Il serait plus sage de prévoir une isolation afin de prévenir les variations de température. Évitez surtout de stocker les archives dans des locaux trop exposés à l’humidité.
Opter pour le self stockage ou la location de box pour les archives de l’entreprise
Si vous n’arrivez pas à trouver l’espace requis pour gérer vos archives, l’option self-stockage est ce qu’il vous faut. Le self-stockage ou encore la location de box est un service vous permettant d’acquérir des espaces d’archivage auprès des professionnels. Les box sont généralement loués au mètre carré ou au mètre cube, selon l’établissement de location.
Cette technique permet la conservation de tout article en toute facilité, flexibilité, rentabilité et sécurité. De plus, vous avez un libre accès à vos unités de stockage. Par ailleurs, de nombreuses sociétés se sont spécialisées dans la location de box. Vous pouvez par exemple vous rendre sur nantbox.com afin de louer des box pour votre entreprise à des prix très abordables.
Employer la méthode TCA : Trier, Classer, Archiver
Il ne servirait à rien de louer plus d’espace d’archivage qu’il n’en faut. À cet effet, optimisez l’espace de votre local d’archivage en minimisant le volume des archives par la méthode TCA : trier, classer, archiver.
Trier
Une gestion optimale d’archives repose essentiellement sur un tri minutieux des documents de l’entreprise. Pour y arriver, énumérez premièrement les familles de documents à traiter. Elles peuvent être des documents clients, pour la banque et la caisse ou ceux d’administration fiscale, etc. Ensuite, en fonction de leur durée de conservation légale, décidez d’archiver les documents que vous voulez.
Classer
Après avoir trié vos documents d’entreprises, il faudra les classer soit de manière alphabétique, chronologique, soit selon les thématiques. Le choix du classement se fera en fonction de la famille des documents afin de les retrouver facilement.
Archiver
La dernière étape concerne l’archivage. Comme décrit plus haut, il vous suffira d’aménager un local ou une enceinte adéquate à l’archivage. Au cours de cette phase, vous pouvez décider de détruire certains documents jugés inutiles. Voilà ci-dessus décrite toute la procédure à suivre pour gérer efficacement le volume de vos archives d’entreprise. Inspirez-vous-en pour mieux gérer le volume de vos archives et être mieux organisé.
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