Tout savoir sur les tampons d’entreprise

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Indispensable pour la majorité des entreprises, le tampon d’entreprise permet « d’officialiser » les accords et d’apporter une certaine valeur aux documents produits et émis par l’entreprise. Utilisant de l’encre pour l’impression, ces tampons appelés tampons encreurs ont chacun leur utilisation et peuvent avoir différents types de marquages.

Le tampon encreur

Se composant d’un coussinet sur lequel l’encre va s’imbiber, le tampon encreur présente un motif souvent en caoutchouc ou polymère, ainsi qu’un manche. Manuel ou automatique, le choix du modèle variera en fonction de l’utilisation. Vous pouvez toujours demander conseil auprès d’un spécialiste pour savoir où commander un tampon d’entreprise personnalisé.

Le tampon encreur personnalisé

Pratique pour identifier et authentifier votre entreprise, il peut être utilisé en signature d’un document (contrat, devis, partenariat…). Le marquage devra réunir toutes les informations utiles pour l’identification de votre entreprise comme : la dénomination commerciale, l’adresse du siège social de l’entreprise, les numéros d’immatriculation légaux (SIRET, numéro APE, TVA intracommunautaire, etc.).

Le tampon encreur standard

Moins chargé que le tampon encreur personnalisé, le tampon encreur standard se limite généralement à un marquage très bref : « Payé », «Urgent », « Confidentiel », «Copie », « Validé », « Bon à payer», «Reçu le », « A relancer »… Il est utilisé pour faciliter l’organisation, le classement et l’archivage des documents commerciaux, mais aussi pour trier le courrier. Ces tampons peuvent être fabriqués avec un manche en bois ou en métal et peuvent facilement se personnaliser avec l’inscription de votre choix (merci, votre logo, etc.).

À quoi sert un tampon encreur en entreprise ? Tout savoir !

Le tampon encreur numéroteur

Utilisé pour la numérotation de documents, ce type de tampon permet de classer des documents par numéro tels que des plans par exemple.

Le tampon encreur dateur

Indispensable en comptabilité, le tampon encreur dateur ou tampon dateur permet de trier le courrier, mais aussi les factures, les bons de commande, les bons d’achat, etc. Un bon moyen de retracer l’émission ou la réception de certains documents papier.

Le tampon encreur de poche

Indispensable pour les commerciaux en cas de déplacement, le tampon encreur de poche est un tampon d’identification en petit format. C’est une version miniaturisée du tampon encreur personnalisé, toujours avec le nom de l’entreprise et les numéros légaux.

Le tampon pour carte de fidélité

Utilisé dans le commerce (pizzérias, fast food…) et les entreprises de services (coiffure, garages…), le tampon personnalisé pour carte de fidélité est de très petite taille, généralement de 1 cm sur 1 cm ce qui lui permet d’être facilement apposé dans des cases. Il peut s’agir d’un logo ou d’un mini texte, ou parfois même d’un simple F.

Le tampon pour chèques

Certains établissements bancaires et grandes entreprises utilisent le tampon pour chèque pour faciliter le remplissage de chèques, notamment pour entrer des informations au dos de ce dernier en évitant de reporter des chiffres à la main.

Que faire figurer sur un tampon d’entreprise ?

Vous souhaitez créer un tampon personnalisé pour votre entreprise ? Comme mentionné précédemment, il doit permettre d’identifier votre entreprise et donc contenir des informations telles que :

  • La dénomination ou le nom de votre société (Ex : MON ENTREPRISE A MOI)
  • Forme juridique (SA, SARL, SAS…)
  • Le capital de la société (Au capital de ……….. euros)
  • Adresse du siège social
  • Numéro d’identification : SIRET, SIREN ou RCS et APE
  • Coordonnées de contact (Ex : « Tél : ….. / Fax : ……)
  • Numéro de TVA intracommunautaire (si vous faites de l’export)

Pour les associations, la mention : “Association loi 1901 n°xxxx” doit être marquée sur le tampon. Certains dirigeants utilisent parfois leur propre tampon sur lequel il faudra alors marquer leur nom et leur fonction (Ex : DUPONT Lambert – Directeur Général).

L’appose d’un logo permet également de faciliter la mémorisation de votre nom par vos partenaires, clients et fournisseurs.

À noter qu’un tampon ne doit en aucune façon comporter d’erreurs, au risque d’être préjudiciable pour l’entreprise elle-même.

Quelle taille et quel type de tampon encreur choisir ?

Pour une utilisation optimale, il vous sera nécessaire de bien choisir la taille de votre futur tampon encreur. La taille du tampon dépendra surtout des mentions que vous allez appliquer. Pour une identification complète de votre entreprise c’est-à-dire avec toutes les mentions légales, un tampon Trodat ou un tampon métallique sera recommandé.

Le tampon métallique est également plus robuste que le tampon bois ou plastique, c’est le modèle idéal pour un usage intensif, mais il peut nécessiter une recharge régulière.

Enfin, pour les professionnels dans la fabrication textile, un tampon textile sera le plus adapté si vous souhaitez apposer votre logo, ou encore des informations sur vos créations (taille, conseils d’entretien…).

Quelle couleur d’encre est utilisée avec un tampon d’entreprise ?

Le choix de la couleur dépendra des documents sur lesquels vous allez utiliser le cachet. La plupart des entreprises utilisent l’encre noire indélébile, une couleur neutre et qui offre un excellent rendu.

Pour certains courriers confidentiels, urgents ou prioritaires, on utilisera l’encre rouge. Certains organismes et entreprises publiques utilisent pour leur part pour le bleu, pour faciliter l’identification de certains documents.

Enfin, le vert est généralement utilisé pour signifier une approbation.

À quoi sert un tampon encreur en entreprise ? Tout savoir !

L’utilisation d’un tampon est-elle obligatoire ?

Légalement non, mais il est recommandé, car il permet une identification plus rapide de la société. Très pratique, il facilite le quotidien de nombreux professionnels dans l’administration (comptabilité, secrétariat, logistique…). Un moyen simple, rapide et efficace pour compléter des documents avec des mentions obligatoires en évitant les erreurs. Néanmoins de plus en plus d’organismes réclament le tampon d’entreprise sur les documents officiels.

Et contrairement aux idées reçues, pour qu’un tampon ait une valeur juridique, il doit être accompagné d’une signature, ce qui est souvent le cas.

Le tampon personnalisé à usage privé

C’est un tampon utilisé pour agrémenter des messages personnels : faire-part de mariage, invitation anniversaire originale, des initiales, pour les loisirs créatifs avec des dessins par exemple, etc. Il en existe toute une variété de modèles à choisir et à personnaliser selon vos goûts et envies. Retrouvez également la pince à gaufrer, qui crée de jolies empreintes en relief (embosse) pour marquer les supports papier comme des livres.

Utile, pratique, simple à utiliser, facilitant la traçabilité et le triage… Le tampon d’entreprise a encore de beaux jours devant lui tant que l’on continuera à utiliser des supports papier. Si la dématérialisation a révolutionné le monde du travail avec les signatures électroniques, de nombreux professionnels leur préfèrent encore les tampons encreurs !

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