Déplacement professionnel : comment s’organiser convenablement ?

La mondialisation entraîne les déplacements professionnels en tous genres. Les collaborateurs sont amenés à intervenir dans différents pays, voire jusqu’au bout du monde. Autrement dit, une organisation s’impose afin d’anticiper le temps de travail, les rendez-vous et autres priorités. Voici comment organiser convenablement un déplacement professionnel.

Portez une attention particulière à vos rendez-vous sur place

Un voyage d’affaires est systématiquement ponctué par les rendez-vous professionnels. Il est donc d’usage de planifier les rendez-vous afin de gagner du temps. Le mieux serait de trouver de bons créneaux dès le matin afin de demeurer efficace. La date peut être négociée en fonction de votre disponibilité, néanmoins, il faudrait être intransigeant sur les horaires. Une technique efficace consiste à se servir d’un agenda en ligne pour pro disponible notamment sur cette page dédiée. Attention, la durée des rendez-vous doit être limitée. Il vaut mieux prévoir un certain laps de temps entre deux rendez-vous.

En outre, il est judicieux de programmer les rendez-vous lors de déjeuner. Quoi qu’il en soit, un professionnel doit rester souple afin d’anticiper les imprévus importants. N’oubliez pas de consulter la météo à destination afin de prévoir des vêtements adaptés. Les tenues seront choisies en fonction des évènements prévus : salons, galas, réunions ou rendez-vous professionnels.

organiser déplacement professionnel avec agenda

Prévoyez vos moyens de déplacement à l’avance

Une feuille de route détaillée est de rigueur dans le cadre d’un déplacement professionnel. Ce document résume les étapes du voyage, les rendez-vous, les visites… Cet outil de planification doit être préparé en amont du déplacement. La feuille de route mentionne les informations de base comme l’identité du salarié, les objectifs du voyage d’affaires, la date ainsi que l’heure du départ.

À ces informations s’ajoutent la durée du séjour, les moyens de transport à destination, les personnes à rencontrer. N’oubliez pas l’ordre du jour des réunions ainsi que les adresses des rendez-vous. S’ensuit la réservation des transports : les billets d’avion ou de train, le véhicule de location… Dans la plupart des cas, les frais de déplacement sont à la charge de l’employeur. Le collaborateur devra de ce fait conserver les justificatifs nécessaires.

Faites attention à vos documents importants

Outre les effets personnels, le bagage à main d’un professionnel contient les documents importants. Il s’agit notamment du passeport qui restera valide 6 mois après votre retour de voyage. La nécessité du visa dépend de la destination, du type de voyage, de la durée du séjour. La délivrance du visa peut être payante ou gratuite. Renseignez-vous au préalable auprès de l’ambassade.

D’un autre côté, le site du ministère des Affaires étrangères fournit des informations relatives au passeport, aux vaccins obligatoires, au visa… Rendez-vous également sur les sites des centres de vaccination. En outre, la souscription d’une assurance mission professionnelle est recommandée dans le cadre d’un déplacement professionnel. La prise en charge couvre les frais de santé, voire de rapatriement. Dans tous les cas, conservez les justificatifs dans votre bagage à main. Vous y rangerez également les pièces justificatives des réservations.

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