Comment organiser une conférence ?

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L’organisation d’une conférence fait partie des meilleures stratégies de marketing qui puissent exister. En plus de conférer à votre entreprise une grande visibilité, elle permet un échange entre différents acteurs du monde des affaires. Faire d’une conférence un événement réussi réside dans plusieurs détails qu’il convient de prendre en compte. En effet, ce type de rencontre ne s’improvise pas. Cela requiert beaucoup de rigueur et une grande phase de préparation. Voici nos conseils pour mener à bien l’organisation d’une conférence.

Montez une équipe de conférence et choisissez avec soin les intervenants

Une conférence réussie nécessite l’intervention de nombreux prestataires, aussi bien au sein de votre entreprise qu’en externe. L’équipe de conférence est constituée de personnes qui se chargeront de l’organisation et de la direction du projet. C’est l’une des premières étapes pour mettre en place votre conférence. Vous pouvez avoir recours à une agence spécialisée dans l’organisation de ce genre d’événements afin de confier cette tâche à des professionnels. Vous pouvez également vous charger de réunir les intervenants techniques par vos propres moyens. Il faudra notamment faire appel à un régisseur et un vidéaste afin de médiatiser votre conférence.

Les intervenants sont ceux qui prendront la parole et donneront du contenu à votre conférence. Il est particulièrement judicieux d’inviter une personne reconnue dans son domaine. Cela vous permettra d’attirer plus de personnes grâce à son influence. À défaut d’une célébrité du secteur concerné, vous pouvez inviter un expert de votre entreprise qui se chargera d’intervenir sur le thème choisi. Dans ce cas-là, votre atout principal pour attirer du monde sera le thème que vous aborderez et la renommée de l’entreprise.

Faites appel à un professionnel de l’interprétariat et de la traduction

Plusieurs cas de figure peuvent se poser, mais dans tous les cas, il est conseillé de faire à un professionnel de l’interprétariat et de la traduction pour faciliter la compréhension des participants étrangers. Il peut s’agir d’un intervenant étranger que vous avez invité pour l’occasion et qui s’exprimera dans sa langue maternelle ou en anglais. Ainsi, il faudra fournir aux spectateurs un service d’interprétariat en live, afin qu’ils puissent comprendre les propos de l’intervenant en direct.

Il peut également s’agir de faire bénéficier les spectateurs étrangers d’une traduction dans leur langue d’un discours effectué en français lors de votre événement. Un autre cas de figure peut alors être de proposer à d’éventuels internautes étrangers qui suivent votre événement en live sur internet de traduire les différents discours prononcés dans leur langue, afin qu’ils puissent les comprendre. Un sous-titrage pourra même être inséré sur la vidéo que vous diffuserez sur vos différents canaux de communication.

Quelle que soit la situation que vous envisagez pour votre conférence, n’hésitez pas à vous rendre sur ce site pour entrer en contact avec une équipe de professionnels de l’interprétariat et de la traduction. Vous pourrez ainsi atteindre un très large public et votre événement prendra une ampleur internationale.

Définissez le but de la conférence et choisissez le thème le plus approprié

Définir le but d’une conférence revient à se poser la question « Pourquoi ? ». L’objectif de votre conférence doit en effet être clair, avant même que vous ne vous lanciez dans la phase pratique de la préparation. Le but d’une conférence induit tout le reste : la nature, le thème, les participants, l’heure ou encore le jour. Il vous permettra par ailleurs de déterminer le public que vous ciblez, un détail qui s’avère primordial pour les invitations.

Le choix du thème est une étape importante dans le processus de préparation, car il constitue la vitrine de votre conférence. Optez pour un thème attrayant, qui pousse à la curiosité et qui permet à vos intervenants de se sentir à leur aise.

Résolvez les détails temporels et choisissez le lieu avec soin

La date, l’heure et l’endroit ont leur influence sur le succès de votre projet. Généralement, les conférences se tiennent en cours de semaine. Il faut donc éviter les lundis et les vendredis dans la mesure du possible. Lorsque vous décidez d’organiser une conférence ouverte au grand public, il est préférable de la programmer en fin de journée. À l’inverse, pour une conférence privée, le meilleur moment se situe en tout début de matinée.

La salle choisie doit être équipée du matériel nécessaire à la tenue de la conférence (matériel audio et vidéo, matériel de restauration pour proposer une collation ou un repas aux participants). Si ce n’est pas le cas, vous avez la possibilité de louer le matériel. Tous ces détails s’inscrivent dans l’élaboration de votre plan budgétaire.

Établissez le budget de l’organisation de votre conférence

Organiser une conférence nécessite un investissement conséquent en termes d’argent et de temps. Établir un budget paraît dès lors comme une mesure incontournable dans l’organisation de la conférence.

Le budget de votre conférence prend en compte plusieurs aspects de la mise en place. Ainsi, vous devez prévoir un montant pour la location du lieu de l’événement, le service d’accueil, le service de sécurité et éventuellement le service de traiteur. Il faudra aussi inclure dans votre plan budgétaire la réalisation des affiches, l’envoi des cartes d’invitation et les frais de publicité. Plus vous investissez dans la communication, plus vous avez de chances de voir votre salle de conférence se remplir. Prévoyez aussi un budget pour l’équipement technique de la salle et le service de traduction.

Réalisez une bonne promotion de la conférence

La réussite d’une conférence passe également par la communication qui l’entoure. Il ne suffit pas d’en parler à quelques personnes et de coller quelques affiches dans la rue. La promotion d’une conférence doit être continue et intense, sans pour autant devenir contraignante. Dans le cas d’une conférence pour le grand public, il faudrait passer par des moyens de communication tels que la presse, les réseaux sociaux et les flyers.

Par contre, lorsqu’il s’agit d’une conférence privée, il faudra prévenir les participants plusieurs semaines à l’avance, notamment si vos intervenants doivent se déplacer depuis un pays étranger. Ensuite, vous devez effectuer un rappel quelques jours avant la date fixée, de préférence la veille.

La tenue d’une conférence est sujette à une préparation minutieuse sur la durée. Il faut faire attention à de nombreux paramètres afin de maximiser les chances de réussir cet événement. Avec une organisation suffisante, les objectifs visés par la conférence ont plus de chances d’être atteints. Il ne faut donc pas brûler les étapes afin d’optimiser le résultat final.

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