Comment garantir l’authenticité des documents professionnels ?

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Pour une entreprise, pouvoir garantir l’authenticité de ses documents est une nécessité, car il en va de son image et de sa crédibilité. Pour cela, vous avez de nombreuses possibilités qu’il convient d’analyser. Chacune d’elles apporte son lot d’avantages, comme le coût, ou encore la durabilité. Alors, quels sont les différents moyens de garantir l’authenticité d’un document professionnel ?

Le tampon encreur personnalisé : un bon moyen pour reconnaître votre entreprise

Le tampon encreur personnalisé est un excellent moyen pour garantir l’authenticité d’un document. Le tampon encreur, c’est cet outil qui est très souvent présent sur le bureau de nombreux professionnels. Ceux-ci s’en servent pour marquer la date, indiquer leurs noms, etc., sur différents documents. Le tampon encreur est devenu un élément incontournable pour une société. Vous pouvez d’ailleurs vous rendre sur france-tampon.fr pour trouver le modèle de tampon encreur qu’il vous faut.

Autrefois, les courriers étaient ponctués d’une longue formule ayant pour but de préciser et de démontrer son origine. Aujourd’hui, il suffit d’y apposer votre tampon, à côté de votre signature. De plus, votre tampon encreur vous permet d’éviter de lourdes formalités, par exemple lorsqu’il s’agit de prendre en charge la réception d’un courrier. En d’autres termes, l’utilisation de ce type de cachet est synonyme d’un important gain de temps.

Il s’agit d’un important outil de communication pour votre entreprise. En effet, vous devez savoir qu’un tampon d’entreprise comporte généralement plusieurs renseignements sur la société, y compris les informations juridiques. On y retrouve notamment le nom de l’entreprise, sa forme juridique, son adresse, son numéro SIRET, les coordonnées officielles, et parfois même le logo. Le tampon est donc indispensable lorsqu’il est utilisé sur un document administratif. Il rend l’entreprise crédible à la fois aux yeux de l’administration, mais aussi à ceux des associés et des clients. Son apposition sur un document constitue déjà une sorte de publicité pour la société.

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Le filigrane pour protéger vos documents professionnels

Le filigrane est un texte ou une image insérés sur le papier d’un document. Il apparaît subtilement sur le papier, tout en transparence. Il permet d’authentifier le document. En effet, le filigrane pourrait être la marque de fabrique de votre entreprise, c’est-à-dire une façon de la reconnaître. D’une certaine manière, on peut dire qu’il s’agit d’une signature permettant d’identifier la provenance d’un document, ainsi que son auteur. Il faut savoir que le filigrane est extrêmement difficile à reproduire et il ne peut être modifié sans une autorisation de votre part.

Le filigrane peut être inséré sur un document en version numérique. Par exemple, si vous utilisez le logiciel de traitement de texte Word, notez que vous avez à votre disposition des fonctionnalités permettant d’insérer un filigrane. Après avoir sélectionné le type de filigrane que vous désirez (image ou texte), vous pouvez imprimer le document quand il sera prêt. Le filigrane sera bien visible et facile à distinguer sur le document en papier.

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