L’univers du voyage est une nébuleuse alambiquée à saisir dans son ensemble, elle est constituée de divers intervenants proposant tous des offres et services aussi alléchants les uns que les autres. Alors, pour aiguiller les collaborateurs dans leur démarche, il est indispensable de connaître la ou les définitions d’une politique voyages. Cela permet de mettre en place un cadre et de définir les limites.
Écrire une politique voyage d’entreprise efficace
Une multitude de paramètres doit être prise en considération pour faciliter l’organisation de déplacements professionnels. C’est sur cette phase préparatoire que se repose la réussite du voyage professionnel. Il y a alors quelques étapes clés à ne pas manquer dont la définition des objectifs. Il s’agit de la préparation des coûts incluant toutes les dépenses possibles, la sécurité et le confort du voyageur. Ainsi, il pourra être efficace et productif lors de ses déplacements.
L’organisateur doit aussi s’assurer que sa politique voyage d’entreprise reflète les nécessités de son collaborateur en déplacement. Il doit proposer des alternatives à la personne qui va voyager. Ce dernier pourra alors avoir le choix de plusieurs éléments (hôtel, compagnie aérienne, mode de transport, etc.) tout en restant dans le budget fixé au préalable. Ce dernier détermine les limites financières à ne pas dépasser, remboursement compris.
Dans une politique de voyages, toutes les éventuelles questions doivent avoir des réponses. Les trouver est le rôle de la personne qui rédige la politique. Celle-ci doit alors être exhaustive.
Il faut également connaître ses règles pour déterminer les catégories de voyageurs qui auront droit à des variétés ou des niveaux de services divers, en fonction de leurs places dans l’entreprise. Elles permettent également de faire une prévision des procédés de validation.
Les clés d’une politique de voyage réussie
Il est nécessaire de mettre en exergue la nature de l’entité lors de la rédaction de la politique de voyage d’entreprise car celle-ci doit refléter les règles de conduite internes. Une fois rédigée, le document doit être consultable par tout le monde via un e-mail partagé à tous les collaborateurs, un document placé dans un fichier accessible à tous, etc. Outre les différentes lignes directives qui s’y trouvent, il doit aussi contenir les contacts d’urgence.
La politique de voyage d’entreprise doit responsabiliser les collaborateurs tout en leur donnant une liberté concernant le choix des fournisseurs. Elle doit également refléter une certaine limite de prix et faciliter les remboursements en cas de besoin.
Pour qu’elle puisse s’adapter à toutes les situations et les exigences changeantes des collaborateurs et de l’entreprise, elle doit être régulièrement réévaluée.
Itinéraire et mode de transport
Quel que soit l’itinéraire, il peut y avoir des moyens de transports variés pour les faire et différentes sortes de prestataires peuvent les proposer (voie ferroviaire, voie aérienne, voie maritime, voie terrestre). Il est possible alors que la sélection non seulement des offres mais aussi des fournisseurs soit extrêmement chronophage. Cela permet toutefois, d’optimiser les coûts qui concernent le prix des billets et la phase des préparatifs du voyage.
Ainsi, il faut identifier à l’avance les modes de paiement et les prestataires qui répondent le mieux au type de voyage à faire et aux différents itinéraires à prendre. Ceci dit, les modes de déplacement doivent convenir à la destination.
Ultérieurement à son côté restrictif, la politique de voyages doit d’abord permettre d’atténuer le stress, prévoir les inconnues et servir de guide pour le collaborateur dans sa démarche de recherche et de réservation si c’est lui qui doit les faire. Tout cela doit se faire avec une garantie de garder un budget optimal sans pour autant exiger le contenu des déplacements.
La personne qui rédige la politique de voyages doit seulement intégrer dans une note de service la préférence accordée à un programme fournisseur parmi les consignes. Le voyageur est libre de choisir entre les suggestions. Cela va l’appuyer à la réalisation de son ordre de mission et l’aidera à mieux se focaliser sur le but de son voyage.
La gérance des programmes fournisseurs
Pour maîtriser les coûts, il faut débuter par identifier les dépenses qui doivent être réparties en deux catégories principales. D’abord il y a celles qui doivent être restituées par le biais des notes de frais (venant de plusieurs sortes de fournisseurs : compagnie aérienne, restaurateur, hôtelier, transporteur routier, guide, etc.). Ensuite, il y a aussi celles dont les paies sont fusionnées.
Pour optimiser la maîtrise des premiers débours, il faut faire un reporting détaillé puisqu’ils ne donnent pas de piste précise sur les fournisseurs concernés. En revanche, les secondes dépenses permettent la réalisation d’une évaluation. Cela se fait de manière très pointue. Elles sont donc plus aisées à maîtriser puisque les volumes engagés sur des familles d’achats et des fournisseurs sont identifiables.
En regroupant chaque service pour réaliser un programme fournisseur, il est plus facile de gérer les dépenses de manière optimale.
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