GPEC : tout savoir sur la gestion prévisionnelle des emplois et compétences
La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) est une démarche RH et managériale qui consiste à anticiper les évolutions des métiers et des compétences nécessaires à l'entreprise, à analyser les écarts avec les ressources actuelles, et à mettre en oeuvre des plans d'action pour combler ces écarts. Elle vise à aligner les ressources humaines sur la stratégie de l'entreprise, en anticipant les besoins futurs plutôt qu'en les subissant. La GPEC est souvent perçue comme un outil réservé aux grandes entreprises, avec ses cartographies de métiers et ses référentiels de compétences complexes. En réalité, toute organisation, quelle que soit sa taille, peut bénéficier d'une démarche GPEC adaptée à ses moyens : pour une TPE de 10 personnes, il peut s'agir d'un simple tableau d'analyse des compétences et d'un plan de formation annuel ; pour un groupe de 5 000 salariés, c'est un projet multi-annuel avec des outils dédiés et des équipes spécialisées.
Depuis la loi de programmation pour la cohésion sociale de 2005 (loi Borloo), les entreprises d'au moins 300 salariés sont obligées de négocier un accord GPEC avec les représentants du personnel tous les trois ans. Cette obligation de négociation ne signifie pas obligation de signer un accord : si les négociations n'aboutissent pas, l'employeur peut décider unilatéralement d'une démarche GPEC. Depuis la loi El Khomri (2016), l'obligation de négociation triennale sur la GPEC a été intégrée dans la négociation sur la gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP).
Les enjeux et objectifs de la GPEC
La GPEC répond à un enjeu fondamental de la gestion des ressources humaines : les compétences disponibles dans une entreprise à un instant T ne correspondent pas nécessairement aux compétences dont elle aura besoin dans 2, 5 ou 10 ans. Les transformations technologiques (numérisation, automatisation, intelligence artificielle), les évolutions des marchés (nouveaux produits, nouvelles zones géographiques), les exigences réglementaires changeantes et le vieillissement démographique des équipes créent des décalages permanents entre les ressources humaines disponibles et les besoins futurs. La GPEC est la démarche qui permet de cartographier ces décalages et d'anticiper les actions correctives.
Concrètement, la GPEC permet à une entreprise de répondre à des questions stratégiques : quels sont les métiers qui vont disparaître ou évoluer fortement dans les 5 prochaines années du fait de l'automatisation ou de l'externalisation ? Quels sont les nouveaux profils dont l'entreprise aura besoin pour ses projets de développement ? Parmi les compétences actuelles des salariés, lesquelles sont transférables vers les métiers émergents ? Combien de départs à la retraite faut-il anticiper, et dans quels services ? Ces questions, posées et traitées en amont, permettent de mettre en place des plans de formation, de recrutement ou de mobilité interne proactifs plutôt que de subir des pénuries de compétences en urgence.
Les outils de la GPEC
La cartographie des métiers est le premier outil de la GPEC. Elle consiste à dresser un inventaire exhaustif des métiers existants dans l'entreprise, à les classer (métiers coeurs, métiers d'appui, métiers en tension), et à analyser leur évolution probable. Cette cartographie s'appuie souvent sur des référentiels de branche ou des nomenclatures nationales (ROME de France Travail, ISCO de l'OIT) qui permettent une comparaison avec les tendances du marché du travail. Le référentiel de compétences décrit les compétences requises pour chaque métier, organisées en savoir-faire techniques, savoir-être comportementaux et savoirs théoriques.
L'entretien annuel et l'entretien professionnel sont des outils opérationnels de la GPEC au niveau individuel. L'entretien annuel fait le point sur les performances de l'année et fixe les objectifs de l'année suivante. L'entretien professionnel (obligatoire tous les 2 ans depuis la loi de 2014) permet à chaque salarié de faire le point sur ses perspectives d'évolution professionnelle, ses souhaits de formation et ses compétences. Les informations collectées lors de ces entretiens alimentent les plans de développement des compétences et les bilans de compétences à l'échelle collective. Les outils numériques (SIRH, modules GPEC des logiciels RH) facilitent la collecte et l'analyse de ces données à grande échelle.
| Outil GPEC | Objectif | Fréquence | Responsable |
|---|---|---|---|
| Cartographie des métiers | Inventaire et évolution des métiers | Tous les 3-5 ans (mise à jour annuelle) | DRH + managers |
| Référentiel de compétences | Définir les compétences requises par métier | Tous les 3-5 ans (mise à jour annuelle) | DRH + experts métiers |
| Entretien professionnel | Recueillir les aspirations et évaluer les compétences individuelles | Tous les 2 ans (obligatoire) | Manager direct |
| Plan de développement des compétences | Financer et planifier les formations | Annuel | DRH |
| Bilan de compétences | Accompagner les projets de reconversion | Sur demande individuelle | Organisme externe (CPF) |
Mettre en oeuvre une GPEC dans une PME
Pour une PME de 50 à 200 salariés, la GPEC n'a pas à être aussi formalisée que dans un grand groupe. Une démarche simplifiée mais structurée peut néanmoins apporter des bénéfices significatifs. La première étape est de faire l'inventaire des métiers et des compétences actuelles, en s'appuyant sur les fiches de poste et les entretiens avec les managers. La deuxième étape est d'analyser la stratégie de l'entreprise pour les 3 à 5 prochaines années et d'identifier les compétences qui seront nécessaires pour l'exécuter. La troisième étape est de comparer les besoins futurs avec les ressources actuelles pour identifier les écarts.
Une fois les écarts identifiés, les plans d'action prennent plusieurs formes complémentaires : le plan de formation (développer les compétences manquantes chez les salariés actuels), le recrutement (acquérir en externe les compétences que la formation ne peut pas développer assez rapidement), la mobilité interne (permettre aux salariés volontaires de changer de poste pour mieux s'adapter à l'évolution de l'entreprise), et le recours à des formes d'emploi flexibles (intérim, freelance, stage) pour les compétences ponctuelles. La GPEC n'est pas un exercice théorique mais une boîte à outils pratique pour la gestion RH quotidienne.
- Analyser la stratégie de l'entreprise à 3-5 ans
Quels marchés, quels produits, quelles technologies ? Cette analyse stratégique est le point de départ de la GPEC : les besoins en compétences futures dépendent directement de la direction que prend l'entreprise. - Dresser l'inventaire des compétences actuelles
Fiches de poste à jour, entretiens annuels, grilles de compétences par poste. Cet inventaire permet d'identifier ce dont on dispose et ce qui manque. - Identifier les écarts entre situation actuelle et besoins futurs
Quels métiers vont évoluer, lesquels vont disparaître, quels nouveaux métiers vont apparaître ? Quels niveaux de compétences actuels sont insuffisants pour les exigences futures ? - Définir les plans d'action
Plan de formation, plan de recrutement, mobilité interne, plan d'accompagnement pour les métiers en déclin. Chiffrer ces plans et les intégrer dans le budget RH. - Communiquer et impliquer les managers et les salariés
La GPEC ne peut pas être un exercice confidentiel. Les managers doivent être formés pour mener des entretiens professionnels de qualité, et les salariés doivent comprendre les perspectives d'évolution pour s'inscrire dans les démarches de formation.
La GPEC ne doit pas être confondue avec un outil de justification des licenciements économiques. Bien que la loi autorise un accord GPEC à prévoir des mesures d'accompagnement des suppressions de postes, l'objectif premier de la démarche est de développer l'employabilité des salariés et d'anticiper les besoins de l'entreprise. Une GPEC utilisée principalement comme outil de gestion des sureffectifs perdra la confiance des représentants du personnel et des salariés, et ne pourra pas remplir son rôle de développement des compétences.
Checklist pour lancer une démarche GPEC :
Questions courantes
Quelle est la différence entre GPEC et GEPP ?
La GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels) est l'évolution de la GPEC introduite par les ordonnances Macron de 2017 et la loi "Avenir professionnel" de 2018. La GEPP met davantage l'accent sur les parcours individuels des salariés et l'accompagnement de la mobilité professionnelle, tandis que la GPEC se focalisait plus sur la dimension collective (cartographie des métiers, plans de recrutement). En pratique, les deux termes sont souvent utilisés comme synonymes et les démarches mises en oeuvre sont très similaires. L'obligation de négociation triennale porte désormais officiellement sur la "GEPP".
La GPEC peut-elle permettre d'éviter un plan social ?
Oui, c'est l'un des objectifs explicites de la GPEC. En anticipant les évolutions des métiers et en formant les salariés aux compétences de demain avant que les suppressions de postes soient inévitables, la GPEC peut permettre à une entreprise de gérer ses transformations sans licenciements économiques, par des reconversions internes ou des mobilités vers d'autres postes. Cette anticipation suppose que la GPEC soit engagée suffisamment tôt (3 à 5 ans avant les transformations prévues) pour que la formation et la mobilité interne puissent produire leurs effets. Un plan social qui arrive sans GPEC préalable est souvent le signe d'une gestion RH insuffisamment anticipatrice.
Quels organismes peuvent accompagner une PME dans sa démarche GPEC ?
Plusieurs organismes peuvent accompagner les PME dans une démarche GPEC : les opérateurs de compétences (OPCO) sectoriels, qui peuvent financer des diagnostics GPEC et des formations ; les ARACT (Associations Régionales pour l'Amélioration des Conditions de Travail), qui proposent des méthodologies adaptées aux PME ; France Travail (anciennement Pôle emploi), notamment pour les aspects de reconversion et de mobilité externe ; et des cabinets RH privés spécialisés. Les OPCO proposent souvent des prestations de diagnostic GPEC partiellement ou totalement financées pour les PME de moins de 50 salariés.
La GPEC est un outil de pilotage RH qui gagne à être connu et pratiqué bien au-delà des grands groupes pour lesquels elle est obligatoire. Pour toute organisation qui veut préparer son avenir humain avec sérénité, une démarche GPEC adaptée à sa taille est un investissement rentable. La rubrique Salariat propose d'autres ressources sur la gestion des ressources humaines et les droits des salariés.
