En entreprise, optimiser la gestion des ressources humaines est une des bases essentielles du succès de l’activité. Dans ce domaine, l’essor actuel de la transformation numérique change considérablement et favorablement la donne pour les services RH. Les entreprises peuvent en effet compter sur les logiciels SIRH pour une meilleure maitrise des processus de gestion RH de plus en plus complexes et chronophages. Définition, importance, mise en place… Voici ce qu’il faut connaitre sur les logiciels SIRH.
Logiciels SIRH : de quoi s’agit-il ?
Il s’agit d’un ensemble de logiciels métier destinés à la gestion facilitée et à l’automatisation des tâches incombant au service RH d’une entreprise. C’est l’interconnexion fonctionnelle entre ces logiciels qui donne naissance au SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines). Ce puissant outil numérique de simplification des processus RH se présente généralement sous la forme d’un ensemble intégré de modules fonctionnels développés par un seul fournisseur.
Certains SIRH sont toutefois composés de plusieurs logiciels distincts effectuant chacun une fonction RH donnée. Dans ce cas, s’assurer de la complémentarité des outils Software concernés est primordial pour une efficacité accrue. Trois grands axes de gestion sont pilotés par les logiciels SIRH.
La gestion du personnel
On parle ici de gérer l’entièreté du parcours professionnel de chaque collaborateur dans l’organisation. On retrouve donc en premier lieu le logiciel de recrutement qui assure la publication des offres d’emploi, l’enregistrement des candidatures et l’envoi de mail aux candidats. Il offre un meilleur suivi du processus de recrutement en produisant à chaque étape des indicateurs spécifiques performants et fiables. En second lieu, on retrouve d’autres logiciels d’aide à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.
La gestion du temps de travail
Les outils concernés permettent de créer, exécuter et évaluer l’exécution des plannings des équipes. Ils aident aussi à gérer les congés et absences des collaborateurs.
La gestion de la paie
Ces logiciels SIRH offrent la possibilité de créer des bulletins de paie, de calculer les cotisations sociales et salariales et de suivre les virements pour chaque collaborateur.
Les avantages d’opter pour les logiciels SIRH en entreprise
Les avantages du SIRH sont nombreux : gain de temps et de productivité, protection accrue des données RH, facilitation de la vie des salariés, limitation des risques d’erreur humaine.
Gagner en productivité avec les logiciels RH
En éliminant la paperasse et les nombreux reportings manuels, l’automatisation des processus RH chronophages permet de gagner du temps. Ce temps pourra être consacré par le service des ressources humaines à des missions plus productives nécessitant le contact humain.
Améliorer les prises de décision RH
En homogénéisant et en structurant l’intégralité des processus RH, les logiciels SIRH favorisent une centralisation efficace des données gérées par le service concerné. Grâce aux indicateurs performants de suivi RH fournis par les logiciels SIRH, les responsables ont une excellente vision en temps réel sur les ressources humaines. La maitrise de la dynamique RH offre alors une prise de décision au plus près des besoins de l’activité.
Améliorer la vie des salariés
Grâce au SIRH, les employés peuvent accéder en toute autonomie aux informations personnelles concernant le travail. Dans certains cas, ils peuvent apporter eux-mêmes des modifications et actualisations à des documents les concernant.
Ils peuvent réaliser des demandes RH en ligne dans le cadre de leur évolution professionnelle. Tout cela simplifie la vie de l’employé, qui peut alors mieux s’engager dans l’accomplissement de ses missions. Il s’agit aussi d’un argument convaincant pour attirer les meilleurs profils lors d’un recrutement.
La protection des données RH
Un SIRH bien installé garantit une protection optimale des données personnelles des collaborateurs suivant les exigences du RGPD notamment. Les risques de fraude documentaire sont réduits au maximum grâce aux meilleures mesures de sécurité numérique actuelles : authentification à doubles facteurs, cryptage RSA, etc. Les logiciels intègrent également au fur et à mesure les évolutions des normes juridiques de travail liées à la gestion RH.
Une meilleure collaboration des équipes
Le SIRH facilite la communication entre les diverses équipes RH et les autres services techniques de l’entreprise. De manière sécurisée et rapide, les documents RH sont délivrés à temps au destinataire adéquat qui peut alors agir en conséquence.
Après avoir identifié les outils de travail existants, il faut déterminer et hiérarchiser les besoins de l’entreprise en matière de gestion des ressources humaines. Cela permettra, avec l’aide d’un prestataire expert des questions du genre, de concrétiser le projet SIRH de l’organisation pour bénéficier de tous les avantages associés.
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