Gestion des employés : un logiciel pour un meilleur planning

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Vous ne savez pas comment planifier efficacement les employés ? Nous vous avons couvert. La planification efficace d’une équipe est simple en théorie : créez des horaires de travail optimaux, de sorte que vous n’êtes jamais en sureffectif ou en sous-effectif. Mais en pratique, c’est tout sauf.

Avec les nombreux types de quarts de travail parmi lesquels choisir, comme les quarts de travail rotatifs, fixes et sur appel, et plus de 500 modèles de quarts de travail, créer un horaire adapté à votre entreprise peut être un énorme défi. Et même une fois que vous avez créé un emploi du temps, rien ne garantit qu’il restera optimal, car vous devez faire face à des changements de quart de dernière minute et à des demandes de congé. 

Maintenant, pour les bonnes nouvelles. Dans cet article, vous apprendrez quelles sont les clés d’une planification efficace et comment planifier efficacement les employés. Affichez les clés d’une planification efficace comme éléments constitutifs de la création d’une planification.

Déterminez ce que votre équipe doit faire

Il s’agit d’un processus en deux parties :

Déterminez ce qu’un employé avec un travail spécifique est censé terminer dans un certain nombre d’heures. « Combien de travail » peut être mesuré de différentes manières, en fonction de votre entreprise. Par exemple, si vous gérez un restaurant, vous pouvez voir combien de couverts un serveur termine pendant le service. Répétez ce processus pour chaque poste au sein de votre entreprise.

Spécifiez les tâches de chaque poste. Encore une fois, ces tâches seront différentes selon votre entreprise. En restant dans l’exemple du restaurant, le personnel de cuisine devra préparer la nourriture, cuisiner pour les invités, nettoyer et fermer son poste à la fin du quart de travail.

Pour faciliter le planning, vous pouvez utiliser des logiciels spécialisés comme skello. C’est une solution gagnante, car le logiciel permet de faciliter la gestion de votre planning pour optimiser l’efficacité de votre équipe.

Regardez quand vous êtes le plus occupé (et le plus lent)

Il est temps d’examiner votre activité actuelle : à quel point vous êtes occupé certains jours et à des moments précis de la journée. Cela vous aidera à déterminer la bonne quantité de personnel à planifier tout au long de vos heures d’ouverture. Bien que vous puissiez être tenté de prendre des décisions en matière de dotation en fonction de votre intuition – après tout, vous connaissez votre entreprise mieux que quiconque – ne le faites pas. Votre intuition peut être erronée et conduire à des horaires moins qu’optimaux qui vous laissent en sureffectif ou en sous-effectif.

L’approche la plus efficace consiste à examiner les données commerciales des rapports de vente et de main-d’œuvre pour établir des calendriers plus intelligents. Les rapports de vente, par exemple, peuvent indiquer aux restaurateurs combien de couvertures ils font certains jours, lorsque les périodes de pointe se produisent et quels mois sont plus calmes que d’autres. Ces données peuvent aider à identifier des quarts de travail précis qui nécessitent plus de personnel et vice versa.

Considérez les besoins de votre personnel

L’étape suivante consiste à trouver un équilibre entre le besoin d’un horaire optimisé et les besoins des employés. Cela veut dire que vous devez vous assurer que :

  • Aviser le personnel à l’avance des changements d’horaire
  • Faites correspondre les quarts de travail avec le bon personnel
  • Allouer une bonne quantité de quarts de travail par employé
  • Définir clairement les rôles pour éviter toute confusion
  • Offrir aux employés la possibilité de changer de quart de travail facilement
  • Permettre aux employés de gérer eux-mêmes les demandes de congés

N’oubliez pas d’avoir des imprévus : prévoyez l’absentéisme et attendez-vous à des échanges de quarts de dernière minute. Et enfin, soit travaillez en étroite collaboration avec votre service RH pour vous assurer que vous n’enfreignez aucune loi du travail, soit lisez les lois de votre région pour vous assurer de rester en conformité.

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