Le monde de travail change de plus en plus vite. Chaque collaborateur est de plus en plus connecté et la gestion du temps change. Néanmoins, les grands principes pour bien s’organiser restent les mêmes. L’organisation est indispensable pour ne pas avoir à la fin de chaque journée le sentiment d’échec. Les objectifs fixés réalistes assurent à chacun la conscience de tâches réalisées en temps et en heure.
Gérer ses priorités, c’est possible ?
Aujourd’hui, il est possible de s’organiser en fixant des tâches à réaliser par écrit ou tapé sur l’ordinateur et le téléphone mobile. Ce sont les ToDo listes si pratiques pour synthétiser ses idées. La gestion et la hiérarchisation des tâches est plus personnelle. Car rien ne sert de lister les tâches si on ne les priorise pas. Une seule journée ne suffit pas pour tout faire. L’idéal est de prendre un peu de temps la veille au soir pour organiser la journée à venir. Cocher les actions réalisées permet ensuite de vérifier ce qui a été fait. La satisfaction personnelle naît de simples gestes du quotidien qui valident vos objectifs. Et n’oubliez pas, il faut savoir dire non parfois !
1/ Comment définir ses objectifs ?
Rien ne sert de s’atteler à la tâche sans avoir fixé ses priorités. L’objectif de la gestion du temps est la reprise du contrôle de son temps. Une méthode « Smart » consiste à formuler concrètement les tâches à réaliser. Chaque action doit être Spécifique, Mesurable, Attrayant, Réaliste et Temporel. Temporel veut dire que vous allez définir une durée pour toute action Smart. Le but est de mesurer, de minuter chaque action planifiée dans votre planning.
2/ Pourquoi fixer des priorités ?
C’est le 34e président des Etats-Unis qui a créé le principe Eisenhower. Ou plutôt, c’est ce qu’on dit. Il aimait classer les tâches selon leur urgence dit la légende américaine. Ce critère est un moyen facile pour hiérarchiser ses tâches quotidiennes.
Chaque action sera examinée en fonction de son urgence et de son importance, à traiter soi-même (A) ou à déléguer (C), à traiter soi-même tout de suite (A) ou à planifier (B). Une action peu urgente et pas importante pourra aller vers la corbeille (D). La priorité peut être évaluée, par exemple, sur une échelle de 1 à 4, 1 étant très urgent.
3/ Connaissez-vous le « Getting Things Done » ?
La méthode GTD ou « Getting Things Done » reste la méthode efficace pour faire avancer ses priorités. David Allen a élaboré cette méthode d’autogestion en fonction de ses activités professionnelles et privées. Il classe chaque activité en fonction de la charge de travail qu’elle nécessite.
Les grosses pierres et les petits cailloux. Chaque tâche est notée immédiatement et elle est ensuite évaluée dans un second temps. Un ouvrage des éditions Leduc reprend cette méthode : « S’organiser pour réussir ». Il reprend les conseils pour faire plus en canalisant ses efforts. On peut aller jusqu’au bout tout en ayant du plaisir à réussir ses objectifs. L’efficacité rend heureux.
4/ Comment organiser sa journée ?
La méthode ALPEN est idéale pour abattre une grosse pile de tâches à réaliser. Alpen veut dire :
Activités
Noter les tâches sans oublier les plus essentielles en intégrant celles demandées par les autres
Longueur
Chaque tâche est évaluée en temps.
Plages
Dans une journée, il est prévu des plages libres pour traiter ce qui n’était pas prévu mais qui est urgent.
Egrappage
C’est l’action en viticulture de séparer la rafle du grain de raisin avant le cuvage. Pour la personne, ce sera l’action de sélectionner ce qui est important de ce qui ne l’est pas.
Nachkontrolle ou surveillance
Chaque tâche sera vérifiée : ce qui est fait, ce qui ne l’est pas. Tous ces 5 points composent cette technique qui s’avère utile pour organiser la journée de travail. Chaque tâche est évaluée après avoir été planifiée. Dans chaque journée, vous avez du temps pour l’indispensable très mobilisateur et pour les actions plus courtes. Ce contrôle des tâches est vital pour automatiser la gestion du quotidien et se simplifier la vie. Vous allez créer une routine de simplification de la journée.
5/ Pourquoi privilégier la planification par objectifs ?
Sans réfléchir, nous organisons le temps sans nous concentrer sur ce correspond à nos objectifs prioritaires. Ne planifiez pas plus de 50 ou 60% de votre temps. Vous allez ainsi pouvoir prévoir l’imprévu : une demande d’un collègue, la demande urgente oubliée par la hiérarchie, un imprévu, un micro-événement, une panne informatique, une réunion ajoutée…
Ivan Blatter, coach en gestion de temps, recommande au cours de ses formations de prévoir seulement trois objectifs quotidiens : une action prioritaire et deux actions importantes, par exemple. ces 3 étapes fixées vous aideront à réussir à tenir votre emploi du temps, et cela tout au long de l’année. Maintenant, vous savez vous concentrer sur ce qui est réellement le plus important. Quand vous savez bien gérer votre temps, l’étape suivante est de savoir bien déléguer.
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