La fiche de paie ou bulletin de paie est un document que l’employeur doit remettre à chaque salarié de son entreprise au moment du paiement de la rémunération. L’établissement d’une fiche de paie est rigoureusement encadré par des dispositions ; de multiples mentions obligatoires doivent y paraître. Si vous êtes une PME et ne disposez pas d’un service de comptabilité, découvrez dans cet article les règles à respecter pour établir convenablement une fiche de paie.
La nécessité d’établir une fiche de paie
Au cours du paiement de la rémunération, vous avez l’obligation de délivrer une pièce justificative nommée bulletin de paie à chaque salarié de votre entreprise. Pour ce faire, vous avez la responsabilité d’établir une fiche de paie mensuellement ou selon la périodicité de la paie. Cette fiche de paie doit être nécessairement remise à toute personne inscrite aux assurances sociales du statut général de sécurité sociale.
En ce qui concerne son élaboration, une fiche de paie peut être établie sur un support papier ou sur un support électronique. Si vous êtes une PME et ne disposez pas d’un service de comptabilité formel, Karotpay vous permet de créer une fiche de paie en seulement 2 minutes, quel que soit votre domaine. De plus, vous pouvez imprimer ou télécharger vos bulletins de paie systématiquement. N’est-ce pas une aubaine ? Karotpay vous permet de gagner du temps et de faire des économies non négligeables. En outre, avec le logiciel Karotpay, vous pourrez facilement établir tous les types de contrats dont vous avez besoin.
Quelles sont les mentions obligatoires qui doivent figurer sur une fiche de paie ?
L’établissement d’une fiche de paie est réglementé par le Code du travail, qui fixe de multiples mentions obligatoires.
Les informations sur l’employeur
Si vous êtes l’employeur, vous êtes tenue de renseigner vos données sur la fiche de paie : votre nom, votre adresse et, le cas échéant, la dénomination de l’organisme dont dépend le salarié. En outre, on doit pouvoir lire les coordonnées de la structure au sein de laquelle vous versez les différentes cotisations de sécurité sociale. N’oubliez pas d’inscrire le numéro d’immatriculation sous lequel vous versez lesdites cotisations. Si vous êtes une entreprise enregistrée au répertoire de l’INSEE, vous devrez obligatoirement inscrire le code APE.
Les informations sur le salarié
En ce qui concerne le salarié, vous devrez évidemment mentionner son nom et le titre de l’emploi qu’il occupe au sein de votre entreprise. Comme autre information, on doit y retrouver la position qu’il occupe dans la classification conventionnelle applicable.
Les informations sur la législation applicable
Dans la fiche de paie, on doit obligatoirement retrouver l’intitulé de la convention collective applicable. À défaut, vous devrez mentionner les références du code de travail en ce qui concerne la durée des congés payés et les dates limites de préavis en cas d’interruption de la relation de travail.
Les données relatives à la paie du salaire
En ce qui concerne le salarié, vous devrez impérativement mentionner tous les éléments qui constituent la paie brute comme le nombre d’heures de travail, le taux horaire, les heures au tarif normal et les heures majorées, les primes et autres. Comme autres éléments, vous devrez préciser les possibles congés rémunérés accordés pendant la période et la valeur de l’indemnité y afférente, les prélèvements sociaux et fiscaux, les composants non soumis à la cotisation, la valeur et la date de versement du net à payer. Les diminutions de cotisations sociales sur les heures complémentaires doivent aussi figurer sur la fiche de paie.
N’oubliez pas d’informer le salarié qu’il a l’obligation de conserver son bulletin de paie sans limitation de durée. Cette information doit figurer sur sa fiche de paie.
Il existe des mentions facultatives sur le bulletin de paie. Il s’agit entre autres de la date de prise de service du salarié, du salaire net imposable, des coordonnées bancaires du salarié, du numéro du contrat de travail, etc.
Cependant, ne commettez pas l’erreur de renseigner les mentions suivantes sur la fiche de paie : l’exercice des fonctions de représentant des salariés et l’exercice du droit de grève.
La remise de la fiche de paie
En ce qui concerne la remise de la fiche de paie au salarié, vous disposez de multiples options. Vous pourrez remettre la fiche de paie au salarié par courrier, en main propre ou par courrier électronique. Pour la dernière option, il vous faut l’accord du salarié.
Par ailleurs, la remise du bulletin de paie est primordiale. Si vous ne respectez pas cette disposition, vous vous exposez à une amende pénale. Vous pourrez également être condamné à payer des dommages et intérêts.
Enfin, en tant qu’employeur, vous avez le droit de sauvegarder au sein de votre entreprise un double des fiches de paie durant une période minimum de 10 ans.
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