Communication téléphonique, comment faire les meilleurs messages vocaux ?

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La messagerie vocale fait partie de la communication d’entreprise moderne. Les exemples de messages vocaux suivants vous aideront à utiliser efficacement cette forme de communication, que vous laissiez un message pour que quelqu’un vous rappelle ou que vous enregistriez un message d’accueil pour les personnes qui tentent de vous contacter.

L’enregistrement d’un message d’accueil

Lorsque vous enregistrez un message d’accueil sur votre téléphone, gardez les conseils suivants à l’esprit :

Ecrivez ce que vous voulez dire

Il n’y a rien de mal à écrire vos salutations d’abord. Une fois que vous êtes satisfait de la formulation, répétez-la plusieurs fois avant d’essayer de l’enregistrer.

Parlez lentement et clairement

Il peut être un peu inconfortable pour vous d’enregistrer une salutation, et vous pouvez être tenté de précipiter le processus. Résistez à cette envie et ralentissez délibérément votre discours. Vous devez faire en sorte que votre interlocuteur puisse entendre votre nom correctement pour vous assurer qu’il a joint la bonne personne.

Souriez lorsque vous enregistrez votre message

Cela peut sembler un peu idiot, mais, si vous êtes dans un état d’esprit positif lorsque vous enregistrez votre message, l’auditeur pourra s’en apercevoir lorsqu’il l’entendra et sera impressionné par votre professionnalisme. Vous pourriez peut-être dire quelque chose du genre : “Vous êtes bien chez (votre nom) de la société XYZ. Veuillez laisser votre nom, votre numéro et un message détaillé, et je vous rappellerai dès que possible”.

Donnez d’autres options à l’appelant

Votre message devrait également donner à l’appelant la possibilité d’appuyer sur le “0” ou de composer un autre poste pour joindre une vraie personne si ses besoins sont urgents. Vous pouvez utiliser un langage comme celui-ci : “Si votre besoin est immédiat, veuillez composer le “0” et notre réceptionniste se fera un plaisir de vous mettre en contact avec mon assistante, Claire”.

Laisser un message sur une boîte vocale d’une autre personne

Lorsque vous faites un appel et que vous atteignez la boîte vocale de la personne, assurez-vous que votre message est clair. Les suggestions suivantes vous aideront à communiquer efficacement.

Identifiez-vous à l’aide de votre prénom et de votre nom de famille

Cela semble être une chose fondamentale à garder à l’esprit, mais beaucoup de gens ne pensent pas à donner leur nom complet à la personne qu’ils essaient de contacter. Imaginez un instant que la personne à qui vous avez laissé le message essaie de vous rappeler et n’a que votre prénom. Que se passerait-il si elle appelait une grande entreprise et n’avait que le nom “Bob” ou “Susanne” ? Il est beaucoup plus logique (et considéré comme beaucoup plus professionnel) de fournir votre nom complet lorsque vous laissez un message.

Donnez votre numéro de téléphone

Ne supposez pas que la personne que vous appelez a votre numéro de téléphone à portée de main. Pour plus de commodité, vous devriez le fournir au début de votre message vocal et à la fin. Voici un exemple pour vous : “Bonjour, ici Claire Lemoine de la société ABC à l’appareil. Mon numéro est le 0033 9 10 20 30 40. La raison de mon appel est (remplir les détails ici). Rappelez-moi au 0033 9 10 20 30 40. Merci.”

Dites à la personne quand elle peut vous joindre

S’il y a un jour ou une heure précise où vous serez disponible pour la personne que vous essayez de joindre pour retourner votre appel, incluez-le dans votre message vocal. Cela réduira la probabilité que vous manquiez le rappel. L’utilisation des techniques dont il est question dans ces exemples de messages vocaux vous aidera à communiquer efficacement par ce moyen.

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