Pour organiser une rencontre, un séminaire ou une grande réunion professionnelle, il faut forcément une salle adéquate. Cependant, le choix du lieu selon l’événement requiert le respect de quelques critères. Toutes les salles ne sont pas adaptées à tous les évènements. Comment s’y prendre dans ce cas ? C’est ce que vous découvrirez ici.
Choisir la salle en fonction des objectifs du séminaire
Avant de choisir toute salle, il faut se demander si celle-ci convient avec les buts à atteindre au cours de l’évènement. Un séminaire peut être organisé à titre de formation, pour une séance d’échange, une rencontre pour des expérimentations, une réunion d’entreprises, etc. C’est pourquoi, c’est en fonction du type de rencontre que vous effectuerez votre choix.
Pour un séminaire entre les membres d’une société par exemple, vous aurez juste besoin d’une grande pièce avec une grande table circulaire accompagnée de sièges installés tout autour. Par contre, si c’est une rencontre incluant des expérimentations ou un grand séminaire, une plus grande pièce avec plus d’espace serait plus adéquate. La salle doit permettre à chaque invité d’être à l’aise et de pouvoir prendre aisément des rapports.
Pour les conférences, il faudra penser à prendre une grande salle avec des installations sonores permettant à toutes les personnes de bien entendre le dirigeant de la séance. Si vous pensez organiser de petites pauses de repos ou de dégustation, alors, il faudra opter pour un emplacement qui favorise cela dans la salle.
Sachez que le lieu idéal pour organiser un séminaire doit répondre aux exigences de votre évènement, mais aussi, satisfaire les participants. C’est important pour garantir un minimum de confort. Si vous êtes sur Aix en Provence, je vous recommande de jeter un oeil sur cette page : https://www.kactus.com/fr/france/aix-en-provence.
Prendre en compte le nombre d’invités
Vous devez impérativement choisir une pièce qui puisse prendre en charge tous les participants au séminaire. Pour ce faire, il est important de connaitre à l’avance le nombre de personnes qui doit assister à cette rencontre. En fonction donc de cette information, vous choisirez le lieu adapté.
Cependant, même en ayant connaissance du nombre de participants, il est recommandé de prendre une salle capable d’accueillir au-delà du nombre estimé. Ainsi, vous pourrez aisément gérer les imprévus de place.
Pour un séminaire d’une institution privée par exemple, ceci sera inutile, car le nombre est d’office connu. Néanmoins, si c’est pour un séminaire ouvert au public, vous devez prévoir une très grande salle.
Prendre en compte l’emplacement et les équipements offerts sur place
Quoi de bon qu’une expédition après un bon moment de travail. La distance que vont parcourir les participants avant d’atteindre le lieu est un élément très important à prendre en compte. Penser à organiser votre séminaire dans un endroit avec un bel environnement, sain et calme. Il faudrait que les participants même s’ils sont venus pour travailler, se sentent détendus. Ces derniers ne seront pas ravis de parcourir des kilomètres et venir à un endroit ordinaire. Il faudra donc trouver un endroit bien beau qui demande à être découvert. Toutefois, n’oubliez pas que le mot d’ordre principal est le travail.
Parlant d’équipement sur place, toutes les salles n’offrent pas les mêmes infrastructures. Il faut que le lieu choisi ait à disposition, le matériel important pour votre séance de travail ou d’échange. Pour certains évènements, il est indispensable d’avoir à disposition, une sonorisation de qualité, une vidéo projection, des tables et sièges confortables, la climatisation etc.
Il vous revient donc de trouver une salle qui comblerait vos attentes. Au cas où celle que vous aurez choisie ne dispose pas des équipements nécessaires dont vous avez besoin, vous pourrez alors vous en procurez surplace. Plusieurs professionnels louent du matériel important pour les évènements et grandes rencontres.
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