Comment choisir le meilleur lieu pour votre séminaire ou votre formation sur Lyon ?

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Vous avez décidé d’organiser un séminaire ou une formation, mais avez-vous déjà choisi la salle ? Avant de répondre à cette question, vous devez déterminer quels sont vos objectifs, ainsi que le but principal de votre séminaire. Pour ce faire, il est important de savoir quels sont les objectifs de l’atelier ? Qui sont vos cibles ? Comment allez-vous recevoir les participants ? Combien de personnes souhaitiez-vous inviter et avez-vous la capacité de les accueillir ? Combien de temps l’atelier doit-il durer ? Et surtout, quel est notre budget pour l’atelier ? Une fois que vous avez défini le but et la portée de votre atelier ou séminaire, vous devez déterminer où vous voulez le tenir et pourquoi vous voulez le faire à cet endroit particulier. Voici quelques conseils sur le choix d’une salle de séminaire à Lyon.

Les éléments à prendre en compte lors du choix de la salle de séminaire

Que ce soit pour rassembler des conférenciers ou pour obtenir des sponsors, il est important de bien choisir sa salle de séminaire. Avec 36% des planificateurs d’événements dépensant la plus grande partie de leur budget sur le site, le choix d’un lieu dédié à l’événement devient l’un des aspects les plus importants et les plus difficiles du processus de planification. Pour vous faciliter la tâche, voici les conseils pour choisir un lieu idéal pour votre prochain événement d’entreprise, conférence ou salon professionnel.

1. Accessibilité : l’emplacement du lieu de l’événement est primordial pour maximiser la participation à l’événement. Avec 63%, l’accessibilité est le facteur le plus important dans le choix d’une destination d’événement. Avant de déterminer l’emplacement, assurez-vous que le transport soit disponible pour le lieu afin que les participants puissent facilement arriver en avion, en train ou en voiture. Si vos participants sont composés de personnalités de marque ou de cadres supérieurs et que les seuls vols disponibles nécessitent plusieurs étapes, il est important de tout prévoir lors des préparatifs. Vérifiez également qu’il existe des services de stationnement ou de voiturier pour les participants qui ont choisi de se rendre au lieu de la visite. De plus, assurez-vous qu’il y ait des restaurants ou autres attractions à proximité qui sont ouverts avant ou après l’événement afin de maximiser les opportunités de mise en réseau de l’événement.

2. Hébergement : Si le lieu ne se trouve pas dans un hôtel, il doit exister un hébergement convenable à une distance raisonnable de l’événement. Si le lieu n’est pas accessible à pied, vérifiez si l’hôtel fournira un service de navette. Sinon, prenez en compte la disponibilité et les dépenses des services de taxi ou de voiture pour les participants.

3. Disponibilité : Une fois que vous avez déterminé si le site est disponible, vérifiez si les espaces extérieurs / autres sont également disponibles, en tenant compte de la croissance de 4% de la demande de sites non traditionnels au cours de la dernière année.

4. Pertinence : le lieu proposé reflète-t-il à l’image de l’événement ? Il est important que le lieu corresponde non seulement à l’image que vous essayez de projeter, mais également à l’image de l’entreprise. Soyez attentif aux parties prenantes et aux sponsors.

5. Dotation en personnel : Recherchez le ratio participants / personnel pour déterminer s’il y aura suffisamment de personnel, de conciergerie et de sécurité pour votre événement. Vérifiez s’il y a un coordonnateur dédié sur place ou une personne désignée pour vous aider en cas de problème. En outre, voyez si le personnel vous aidera à réaliser des sondages ou à intégrer et à promouvoir votre application événementielle auprès de vos participants.

Image de marque

Il est très important de considérer la facilité des opportunités d’image de marque. Demandez au coordinateur du site quelles sont les possibilités de signalisation et de marquage disponibles dans l’ensemble des installations, et pas seulement dans l’espace réservé aux événements.

Conseils pour organiser un séminaire à Lyon

1. Décider d’un budget

L’établissement d’un budget tôt dans le processus de planification vous aide à choisir le lieu et la nourriture de manière appropriée. Faites des recherches dans le cadre de séminaires similaires pour connaître leur budget et pour déterminer les prix des billets.

2. Choisissez une date

Choisissez deux dates. Cela sera utile si le lieu est réservé pour la date souhaitée. Tenez compte de facteurs tels que la période de l’année, les températures moyennes et la quantité de lumière du jour. Par exemple, votre séminaire implique-t-il la visualisation de jardins ? Les jardins de printemps et d’automne sont assez différents. Vos participants auront-ils assez de lumière pour voir les jardins ? Répondre à de telles questions peut vous aider à choisir une bonne date.

Sélectionnez votre lieu et vos fournisseurs

Où voulez-vous que le séminaire ait lieu ? Identifiez les sites dans la région. Réduisez la liste en vérifiant le nombre de participants qu’ils peuvent accueillir. Notez également la disponibilité du Wi-Fi et de toute autre infrastructure dont vous avez besoin. Le lieu a-t-il des fournisseurs avec lesquels ils préfèrent travailler ? Si ce n’est pas le cas, demandez au site des recommandations.

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