Changement de locaux : comment faciliter le transfert ?

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Une entreprise peut être exposée à plusieurs changements tout au long de son existence sur le marché. Parmi les situations les plus complexes à gérer et qui demande du temps et de l’organisation figure le déménagement. Transférer des locaux professionnels exige en effet de s’y prendre à l’avance, mais également une expertise particulière. Il est de ce fait essentiel de planifier minutieusement le projet de transfert afin d’éviter tout éventuel désagrément. Alors, comment procéder ?

Faites appel à une société spécialisée dans les déménagements d’entreprise

Pour que votre déménagement se déroule dans de bonnes conditions, il est conseillé de recourir aux services d’une société spécialisée. Faire appel à un professionnel, à l’instar de Démépool, vous fait profiter de son savoir-faire et son expertise à gérer au mieux le transfert de vos locaux d’entreprise. Cet intervenant est en mesure de vous accompagner, que ce soit en termes de déménagement des locaux ou de transfert administratif, mais peut tout aussi bien vous aider pour votre transfert informatique. Les entreprises spécialisées peuvent également vous conseiller pour assurer la continuité de votre communication.

Il est toutefois important de bien choisir l’entreprise de déménagement à qui confier son projet. Pour ce faire, il est recommandé de faire une comparaison d’offres. L’agence doit être experte en planification et en procédures de transfert, notamment la rédaction du cahier des charges, l’évaluation des besoins, le rétroplanning, l’anticipation des contraintes. Il faudra également étudier dans le détail les devis des déménageurs, le stockage temporaire, le rapport qualité et prix, etc.

Accompagnez les collaborateurs

L’aspect humain est très important lors d’un transfert de locaux. Après avoir défini la date du déménagement, vous devez impérativement en informer vos collaborateurs, ainsi que les représentants du personnel. Cette étape doit se faire au plus vite pour que ces derniers puissent se préparer, tant au niveau psychologique que matériel.

Un déménagement peut entraîner des craintes et des doutes, mais peut également être perçu comme positif. Pour que le changement soit accepté, il est donc impératif d’accompagner le personnel. Pour ce faire, vous pouvez organiser une visite de vos nouveaux locaux, demander l’avis de vos collaborateurs et prendre en compte leurs suggestions. Le but étant de créer une dynamique positive pour votre déménagement. Il vous est même possible de proposer une prime de déménagement, de créer un service de relocation, un atout important pour assurer l’installation de vos collaborateurs sur leur nouveau lieu de travail.

Faites connaître la nouvelle adresse auprès de vos clients

Pour assurer la visibilité de votre marque après le déménagement, vous devez communiquer au public la nouvelle adresse de vos locaux. Les partenaires, les prestataires, les clients ainsi que les prospects doivent ainsi en être informés. Un manque d’information peut entraîner une diminution du chiffre d’affaires due à une baisse de productivité. Des démarches administratives doivent être effectuées, notamment informer l’URSSAF, EDF, la sécurité sociale et les opérateurs téléphoniques. Enfin, ne tardez pas à mettre à jour vos documents officiels, cartes de visite, brochures, etc. Vous devez également actualiser l’adresse sur votre site internet, sur les réseaux sociaux et sur les signatures de mails.

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