Avec les différents types de documents (Kbis, avis de situation Sirene, bilans, avis de situation d’entreprise, statuts) qu’une entreprise est amenée à fournir, il n’est pas toujours facile de s’en sortir. En effet, la gestion des justificatifs professionnels est une tâche indispensable qui peut vite devenir très complexe et chronophage quand elle est effectuée manuellement. Heureusement qu’il existe aujourd’hui des solutions digitales permettant une gestion simple et efficace des informations et documents professionnels.
Les outils numériques au service des entreprises
Une mauvaise gestion des justificatifs professionnels peut entraîner diverses difficultés (perte de temps, égarement donc la non-conformité, perte de partenariats…) à une entreprise. Pour se faciliter la vie, nombreuses sont ces entreprises qui optent pour la digitalisation de leurs documents professionnels. En effet, il est possible aujourd’hui de stocker tous vos justificatifs professionnels sur une plateforme, et ce, en quelques clics.
L’archivage numérique des justificatifs est la réponse actuelle aux problèmes précédemment mentionnés. Il comporte de nombreux atouts intéressants pour toutes les sociétés de toutes tailles. La digitalisation des justificatifs professionnels permet en effet un gain de temps considérable dans la recherche des documents qui peut maintenant se faire rapidement.
C’est également un moyen efficace de les conserver en toute sécurité, car il limite le risque de perte. Le stockage numérique de votre Kbis, avis de situation Sirene ou d’entreprise vous offre également un gain de place dans la mesure où il n’y a plus de papier à stocker. Vous êtes donc déchargé de toutes les tâches administratives. La conservation des justificatifs professionnels offre enfin aux dirigeants et gestionnaires d’entreprise plus de sérénité, avec l’assurance permanente de conformité.
Les fonctionnalités d’un outil intuitif pour gérer vos justificatifs professionnels
Les outils numériques, comme Portail des Sociétés par exemple, disposent de diverses fonctionnalités vous permettant une obtention simplifiée ainsi que la centralisation de vos documents professionnels.
Téléchargez vos documents
Avec l’outil intuitif, vous avez la possibilité de télécharger tous vos documents professionnels. Vous pouvez les visualiser à tout moment depuis votre bureau ou n’importe où. Au cas où vous aurez besoin de fournir des informations et justificatifs professionnels de moins de 3 mois, il suffit de vous rendre sur l’interface pour les partager avec vos partenaires d’affaires.
Pour cela, l’utilisateur de l’interface doit simplement entrer l’e-mail du destinataire et sélectionner les dossiers à partager. La réception se fait de manière instantanée. Cette fonctionnalité de l’outil numérique de gestion de vos justificatifs professionnels permet de simplifier les démarches administratives, ce qui représente un gain de temps précieux.
Centralisez vos documents
La gestion traditionnelle des documents monopolise de la place et n’offre pas une organisation optimale. Le plus souvent, l’on doit les disposer dans des étagères distinctes afin de ne pas passer de longues heures à les rechercher. En revanche, grâce à l’une des fonctionnalités de l’outil intuitif, vous avez la capacité de conserver dans un même espace tous vos documents. Kbis, avis de situation Sirene, bilans, avis de situation d’entreprise et statuts sont stockés et rangés dans un même endroit. En cas de besoin, vous pouvez ainsi retrouver facilement un document en particulier. Vous bénéficiez une fois de plus d’un gain de temps incroyable. Vos bilans comptables, RIB ou ID sont disponibles en un clic et prêts au téléchargement, à la consultation ou à l’envoi.
Discutez avec l’assistant personnel
Les utilisateurs de l’outil digital de gestion peuvent bénéficier d’une assistance en cas de difficulté. Que ce soit pour envoyer ou gérer vos dossiers et documents, vous pouvez obtenir rapidement de l’aide en contactant un assistant personnel. Celui-ci est joignable par téléphone, mais aussi par e-mail.
Utilisez un espace personnalisable
La plateforme de gestion de vos Kbis et justificatifs professionnels est totalement personnalisable. Vous pouvez donc créer un espace évolutif qui vous ressemble via un système de libellé pour une structure, des catégories et des documents spécifiques. Choisissez les thèmes, la couleur ou le design qui vous correspond.
Gestion numérique des justificatifs professionnels : les secteurs d’activités concernés
Quelle que soit la taille d’une entreprise, celle-ci est confrontée à la gestion des documents. Si vous gérez beaucoup de dossiers ou des besoins réguliers de justificatifs de sociétés, vous devez envisager l’utilisation d’un outil intuitif adapté. Il s’agit d’une solution simple et unique pour la plupart des profils de professionnels. Voici les domaines d’activités concernés :
- les sociétés marchandes,
- les constructeurs immobiliers,
- les indépendants ou autoentrepreneurs (livreurs, VTC…),
- les cabinets (comptables, avocat…).
En effet, pour des besoins importants en création de dossiers dans le cadre d’une collaboration, l’outil intuitif de gestion est d’une grande utilité pour les sociétés marchandes. Les constructeurs immobiliers peuvent aussi s’en servir pour régler un besoin important en prestataires et en fournisseurs, mais également pour vérifier le statut de leurs collaborateurs freelances.
Quant aux autoentrepreneurs, l’outil numérique de gestion leur est indispensable pour faciliter les démarches administratives, notamment pour justifier de leurs statuts et collaborer avec différents employeurs. Les cabinets d’expertise comptable et les cabinets d’avocats peuvent enfin profiter des atouts de la digitalisation de la gestion des documents. Cela leur permet notamment de fournir facilement et rapidement un certain volume de documents (bilans…) à leurs clients et aussi pour monter des dossiers.
Utilisez un outil de gestion de documents simple et efficace
La meilleure solution pour simplifier la gestion de vos justificatifs professionnels est de les digitaliser. Portail des Sociétés est un outil intuitif de gestion qui vous permet de toujours avoir vos documents à portée de main. Cet outil intelligent et automatisé, dédié aux professionnels, est disponible pour un abonnement sans engagement. Des conseillers sont à votre écoute 6j/7 et 20 h/24 pour vous offrir une assistance personnalisée. Grâce à cet outil, vous pouvez obtenir plus rapidement vos justificatifs professionnels (Kbis, avis de situation Sirene, bilans…) et vous pouvez les centraliser pour effectuer vos démarches.
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