Le digital est présent dans presque tous les secteurs d’activité. Que ce soit pour les besoins personnels que professionnelle, il est impossible aujourd’hui de vivre et mener ses activités sans faire usage du numérique.
À l’heure du numérique où la gestion digitale constitue la norme dans tous les secteurs, la gestion des ressources humaines n’échappe pas à cette révolution. Il existe de nombreux outils numériques permettant aux entreprises d’automatiser certains processus relatifs au RH afin de pouvoir se consacrer aux tâches prioritaires. Grâce au numérique, fini la gestion chronophage des tâches.
Définition de la digitalisation RH
A priori, lorsqu’on parle de digitalisation, cela fait penser à l’évolution technologique et de façon plus précise de l’internet et de l’informatique. Avec la digitalisation, il est désormais possible de gérer tout en ligne. En d’autres termes, la digitalisation est un processus visant à transformer la mise en œuvre classique des tâches quotidiennes par le biais de la technologie digitale pour plus de performances. La digitalisation s’incruste donc dans tous les secteurs d’activités.
Cependant, en parlant de digitalisation des ressources humaines, il s’agit de l’ensemble des techniques et processus favorisant la numérisation des différents aspects des ressources humaines au sein de l’entreprise. Grâce à la digitalisation des ressources humaines, toutes les tâches relatives à la gestion des ressources humaines sont désormais mises en ligne. Ce qui constitue un avantage réel pour les responsables RH.
En somme, la digitalisation des RH consiste en la digitalisation des diverses missions RH. Ces missions s’articulent autour de : l’administration du personnel (la gestion des congés, les absences, les plannings, la gestion des notes de frais, etc.), le processus de recrutement de nouveaux collaborateurs, la formation e-learning.
De cette façon, on comprend aisément que toutes les tâches chronophages sont automatisées. Cela permet aux responsables des RH de se concentrer sur les tâches beaucoup plus importantes au sein de l’entreprise.
Avantages de la digitalisation RH
La digitalisation des ressources humaines comporte de nombreux avantages pour les entreprises en général et pour les responsables RH en particulier.
La digitalisation des RH permet de gagner en temps. Le gain de temps lié à la numérisation de la fonction RH ne profite pas seulement au RH, mais aussi aux collaborateurs. En effet, grâce aux différents outils, il est désormais possible de consulter les données (le solde des congés, la gestion de notes de frais, etc.) en ligne. La conséquence directe est que le travail administratif se trouve réduit. De même, pour les actions comme l’élaboration des fiches de paie, elle sera désormais disponible et consultable en ligne. En conséquence, cela représente un gain de temps et une utilisation judicieuse des supports papier.
Outre le gain de temps, elle permet de limiter les erreurs. La digitalisation des RH favorise une automatisation des tâches. Cela implique donc une diminution des risques d’erreurs. Les outils de digitalisation contribuent à une meilleure visibilité et une bonne réactivité au sein de l’entreprise. Il est désormais facile pour les salariés et les managers d’accéder directement à leur dossier personnel et aux processus de la gestion RH tels que la demande de congés, l’absence de l’équipe, etc.
La digitalisation des RH, c’est aussi un processus de recrutement revisité. Habituellement, le processus de recrutement est assez long et est généralement coûteux. Si avant, le recrutement se faisait à travers un avis de recrutement et une longue procédure, aujourd’hui les choses ont changé avec la numérisation. Avec l’évolution technologique et le développement des outils de gestion informatisée des ressources humaines, il est plus facile de recruter du personnel, de les former et les intégrer à la base de données existante. Par ailleurs, la digitalisation des RH permet de réduire les coûts relatifs au processus de recrutement. Par exemple, il n’y a pas plus de diffusion des offres de recrutement. Les réseaux sociaux tels que LinkedIn aident à la visibilité auprès de la cible qualifiée.
La numérisation de la fonction RH au sein de l’entreprise exige la mise en place des outils adaptés. De nombreux outils permettent le processus de mutation et permettent d’automatiser les tâches administratives.
Outils pour la gestion RH digitale
Généralement, les applications comme LinkedIn ou Twitter permettent d’interagir avec les candidats potentiels pour des postes au sein de l’entreprise. Toutefois, ces applications ne peuvent pas à elles seules assurer la digitalisation des RH. Il existe de nombreux outils favorisant la digitalisation. Par exemple, il y a Factorial RH. Il s’agit d’un logiciel qui permet d’améliorer la gestion de l’entreprise et de faire des économies grâce à la prise de meilleures décisions.
Avec Factorial par exemple, vous avez la possibilité de signer numériquement vos documents de la façon la plus sûre et sécurisée. En quelques secondes, vous pouvez obtenir des signatures de vos employés. Vous pourrez envoyer des documents de façon rapide et bien d’autres choses. Entre autres, ce logiciel vous permettra d’acquérir une visualisation de toutes les équipes et de tous les services afin de mieux comprendre la chaîne de commandement et d’améliorer la communication interne de l’entreprise de façon intuitive.
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