Conseils pour réussir votre transfert de bureaux

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Le transfert de bureaux est un projet important dans la vie d’une entreprise. De ce fait, il est essentiel de la préparer à l’avance et de s’organiser minutieusement. Voici un guide pour vous aider à réussir votre déménagement de bureaux.

Procéder à un audit des lieux

La signature d’un bail pour vos nouveaux locaux doit être précédée d’un audit des lieux actuels. Contrôlez la ligne téléphonique, les branchements informatiques, la climatisation et tout autre élément qui pourrait faire l’objet de réfection. L’opération vous donne la possibilité de déceler les éventuels travaux à entreprendre. En effet, la réfection et l’aménagement des lieux peuvent nécessiter du temps, il est donc nécessaire d’anticiper pour réussir votre transfert de bureaux. Une fois la signature du bail effectuée, pensez à établir un préavis le plus tôt possible.

Organiser votre transfert de bureaux

La réussite d’un déménagement d’entreprise demande une certaine organisation. Il est recommandé d’établir un calendrier et de diviser les tâches pour éviter un manque de temps ou un oubli de dernière minute. Cette mesure permet d’avoir une vision globale sur les différentes étapes de la préparation et de la réalisation de votre transfert de bureaux. Déléguer à certains collaborateurs le rôle d’assistant pour guider les plus occupés en cas de problème.

Ces derniers sauront ainsi à qui s’adresser s’ils rencontrent une quelconque difficulté. Toute opération menée sereinement nécessite une préparation dynamique au préalable. Définissez la procédure d’empaquetage et de protection du matériel, les normes de sécurité à respecter, ainsi que les équipements, ressources humaines et financières requises.

Impliquer le personnel et effectuer un changement d’adresse

Pour réussir un transfert de bureaux, il est indispensable d’impliquer les salariés dans le déménagement. Pour ce faire, vous devez communiquer régulièrement avec eux pour éviter les ruptures dans votre activité. Il faudra également procéder au changement d’adresse auprès d’organismes officiels (URSSAF, assureurs, fournisseur d’énergie, caisse de retraite, centre des impôts, préfecture, etc), sur vos documents administratifs et site web. Ceci, dans le but d’éviter que les courriers soient envoyés à votre ancienne adresse et de permettre à vos partenaires et clients de connaître votre nouvelle adresse.

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