De nombreux dirigeants d’entreprises se demandent encore l’utilité d’un logiciel de recouvrement de factures. Cette solution propose cependant de nombreux avantages de taille. Il s’agit d’un outil intelligent vanté par toutes les boîtes qui font déjà appel à ce type de service.
Bien qu’elle soit efficace et répandue, la solution traditionnelle peut avoir ses limites. C’est-à-dire, le fait de confier les tâches à une personne en particulier ou une agence spécialisée. Il y a premièrement le temps de travail important passé sur le traitement des factures et la relance des clients. Puis, il y a les éventuelles erreurs de saisie ou de calcul qui peuvent nuire à votre comptabilité. Ces limites peuvent également avoir un impact non négligeable sur la relation existante entre l’entreprise et ses clients ainsi qu’à sa productivité. C’est à cela que Clearnox souhaite mettre fin. Vous trouverez sur son site https://www.clearnox.com/fr/ une solution pour optimiser votre système de recouvrement de créances.
Réduire le délai moyen de règlement des créances
Les retards pris pour le règlement des factures entravent de manière significative le développement d’une entreprise.
Selon une enquête menée par l’Association Française Des Crédits Managers et Conseils (AFDCC) en 2015 :
- 40 % boîtes en France souffrent du retard du paiement des créances
- 31 % se sentent menacées de ces retards
- 40 % n’utilisent pas encore de solution pour gérer les recouvrements
La réduction du délai d’attente pour le paiement des factures est le tout premier avantage de ce type de solution. On parle ici du DSO qui signifie « Days Sales Outstanding », traduit en français DMP pour « Délai Moyen de Paiement client ». Dans certaines sociétés, on parle aussi de NJC pour « Nombre de Jours de Crédit client ». Ces termes ont tous la même signification et il s’agit d’un indicateur important de l’efficacité de votre service de recouvrement. On exprime le DSO, DMP ou NJC en jours de chiffre d’affaires, ce qui permet de savoir le délai qu’il y a entre la date d’émission de la facture et la date à laquelle elle a été réglée. Avec une solution de recouvrement de facture, vous verrez alors votre DSO baisser, ce qui signifie que votre entreprise est sur la bonne voie. En effet, plus le DSO est réduit, plus vos clients sont rapides dans le règlement de la facture.
Des économies pour les coûts administratifs
De nos jours, de rares clients paient leur prestataire de service au comptant. La législation impose notamment un délai de 60 jour net pour que le paiement soit effectué. Cela peut aussi être à titre dérogatoire à 45 jours fins de mois. Chaque boîte peut réduire le délai de règlement de la facture en fonction de ses besoins et de ses exigences. En principe, les premières relances se font par le biais d’un email, ce qui est toujours préférable. Dans le cas où le client ne donne pas de retour, un appel téléphonique est de rigueur. Dans le cas de difficultés financières par le client, un échelonnement à l’amiable est souvent proposé par les boîtes. Il conviendra alors de confirmer les échanges oraux avec un email que l’autre partie pourra valider. Les mails serviront de preuves de négociation si votre client ne respecte pas ce qui a été convenu. Toutes ces procédures prennent du temps, mais beaucoup de ces étapes peuvent être assurées par un logiciel de recouvrement de facture et de relance.
Un logiciel de recouvrement effectue une organisation automatique du recouvrement des factures impayées. En effet, en cas de mauvaise gestion de la créance et de retard important des paiements, la santé financière de la boîte est directement atteinte. Clearnox est une solution de recouvrement de factures plébiscitée actuellement avec une promesse de 50 % de gain en trésorerie. Ceci s’explique notamment par la possibilité de confier à un logiciel le travail de plusieurs personnes, voire de tout un département. Cela vous donne aussi la possibilité de vous consacrer au développement de votre boîte si vous deviez avant vous en charger personnellement. Le temps de travail est quant à lui divisé par deux sachant qu’ici, c’est le logiciel lui-même qui se charge de la relance et du dressage de tableau. Il pourra même assurer une relance massive sans soucis.
La plupart des entreprises de nos jours externalisent les tâches de recouvrement de facture. Elles peuvent également engager une personne à temps plein, en fonction du nombre de clients et de factures à suivre. Cela implique de trouver des personnes de confiance ou une agence, mais aussi de compter des frais mensuels pouvant être onéreux. Avec un logiciel bien choisi, vous pourrez garder le contrôle et la confidentialité de vos données.
Il est important également de savoir que l’erreur est humaine, ainsi une personne en charge des recouvrements de factures peut faire des erreurs. Par exemple, elle peut relancer deux fois le client, ce qui peut être une source de mésentente. Par contre, les logiciels n’ont pas droit à l’erreur et leur efficacité est vérifiable. Vous pouvez donc faire confiance à cet outil informatisé qui n’effectuera pas de ressaisies ou d’omissions. Ces erreurs peuvent faire défaut à votre comptabilité.
C’est ainsi qu’il accélèrera votre encaissement et influencera votre trésorerie. Le but est également de vous assurer la disponibilité de fonds de roulement au moment où votre entreprise en a besoin.
Réduction des litiges et anticipation
Les impacts des retards de paiement se verront également sur la relation entre l’entreprise et ses partenaires commerciaux. Ces derniers se trouveront handicapés dans leurs actions commerciales. En faisant appel à un système de relance automatique, vous anticipez les conflits en effectuant des relances auprès des mauvais payeurs.
Le logiciel vous permet en effet d’identifier vos clients les plus « difficiles », c’est-à-dire ceux avec qui vous avez souvent eu des conflits. Vous pouvez par exemple leur proposer des conditions de paiement qu’ils seront en mesure d’assurer. Cela vous permettra de ne pas perdre un client, sachant que celui-ci pourra faire votre publicité auprès des professionnels de son secteur. En même temps, vous ne prendrez pas de retard en comptant sur un paiement qui ne se fera pas dans les délais.
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