Pour se développer, une entreprise a besoin de mettre en place des projets. Pour assurer leur réussite et les mener jusqu’au bout, un bon pilotage est essentiel. Une bonne gestion d’un projet permet à votre entreprise de le planifier et de le mettre en œuvre correctement, et ce, afin de garantir sa réussite et de suivre son avancement. Le gestionnaire de projet est donc chargé de s’occuper de chaque phase à temps, de repérer les éventuels risques et de rassembler les ressources nécessaires pour la réussite du programme. Alors, comment s’y prendre ?
Utilisez un outil de pilotage de projet
L’utilisation d’un outil de pilotage de projet vous permet de faciliter la mise en place des actions nécessaires, afin d’atteindre les objectifs fixés. Le logiciel de pilotage doit donc être suffisamment opérationnel et stratégique.
L’outil doit surtout être performant en englobant le maximum de processus de l’activité, comme la planification du projet, l’affectation des ressources, la gestion du budget et le suivi de l’avancement des KPIs et du projet dans sa globalité. Comme on peut le voir sur le site d’AirSaas, il faudra opter pour un logiciel de pilotage de projet facile à prendre en main, collaboratif et ergonomique.
En effet, ce genre de dispositif est souvent coûteux et complexe à utiliser. Heureusement, de nombreux outils de pilotage nouvelle génération sont aujourd’hui disponibles. Ils sont faciles et rapides à prendre en main. Ils offrent plus de visibilité à vos managers et leur donnent la possibilité de hiérarchiser le projet de manière efficace.
Assurez le cadrage des projets
La réussite d’un projet dépend en grande partie de sa préparation. Il est donc crucial de bien remplir les fiches de cadrage, dès même la phase de démarrage. Certains outils peuvent vous aider à remplir les informations essentielles pour assurer un bon cadrage. Un cadrage collaboratif et dynamique permettra à l’ensemble de votre équipe de contribuer au remplissage des informations nécessaires jusqu’à la validation du projet.
Le fait d’élaborer un document de référence vous permet d’avoir une définition objective et précise des objectifs et du périmètre du projet. Ce document est très utile pour la bonne conduite du plan. Il doit regrouper toutes les informations utiles et doit être partagé à tous les contributeurs du projet. Pour vous faciliter la tâche, n’hésitez pas à utiliser un logiciel performant et reconnu.
Par la suite, le projet doit être validé par le commanditaire et le chef de projet. Un manque de cadrage peut vous exposer à plusieurs risques. En effet, les acteurs concernés peuvent ne pas bien connaître ou comprendre les objectifs à atteindre et le résultat final souhaité sans cette pièce essentielle.
Au fur et à mesure de l’avancée du projet, son pilotage deviendra aussi de plus en plus complexe. Pour rester sur les bons rails, il est donc nécessaire de connaître les objectifs à atteindre à un moment défini. Pour cela, une note de cadrage est importante, que ce soit en arbitrage avec le comité de pilotage, à l’égard des contributeurs, pour qu’ils sachent ce qu’ils doivent faire.
La rédaction du cadrage requiert la réalisation d’une étude de risques et de faisabilité complète. Celle-ci doit considérer les dimensions financières, juridiques, technologiques, économiques, organisationnelles et environnementales.
Définissez des indicateurs clés
La réussite de votre projet dépend aussi de la méthode de pilotage que vous choisissez. Il est donc indispensable de le piloter en suivant des indicateurs clés. Pour avoir une vue d’ensemble, comportant toutes les informations importantes, l’utilisation d’un logiciel performant est indispensable. Ce dernier vous facilite la prise de décisions éclairées. Définir les indicateurs à suivre vous permet de prioriser certains éléments. Cela doit se faire selon le contexte et les spécificités de chaque projet.
Assurez le suivi du planning et le report des jalons
Dans tous les cas, il est conseillé de constamment suivre le planning du projet, en gérant efficacement les différents jalons. Vous devez vous assurer que le projet se déroule comme prévu. Planifiez vos jalons et adaptez-les selon votre calendrier. Cette phase implique une hiérarchisation des actions, c’est donc à vous de définir celles qui peuvent être repoussées, supprimées, ou mises en attentes, en fonction de vos besoins et des exigences du projet.
Vous pouvez reporter certaines jalons en seulement un clic avec des outils de gestion performants. En tant que responsable du projet, vous devez être au centre de l’organisation et vous devez être au courant de l’avancée du projet avec l’ensemble de la direction.
Il est donc important d’élaborer des rapports flash. Avec certains logiciels, il est tout à fait possible de les automatiser. En effet, un logiciel complet permet de générer un rapport en un clic. Il vous permet aussi de recevoir des notifications sur tous les points d’attention et les détails de l’avancée du projet.
Mettez à jour et centralisez les données de pilotage
Pour éviter toute confusion et être à jour sur votre projet, une actualisation régulière de la documentation est indispensable. Votre planning et calendrier de projet doivent être à jour. Il en est de même pour votre roadmap, votre diagramme de Gantt, ou pour l’organigramme des ressources. C’est également valable pour le planning des ressources, les procédures et workflows de validation, ainsi que le budget, qui doivent être mis à jour en temps réel.
Ces documents actualisés doivent être accessibles à toutes les parties prenantes du projet. Ils sont en effet indispensables pour donner le cap, mais surtout pour faciliter la communication entre vos collaborateurs. Une très bonne organisation est donc de mise.
Misez sur un outil avec un tableau de bord
Pour faciliter le pilotage de votre projet, un outil avec un tableau de bord est très utile. Un bon pilotage demande en effet le suivi des indicateurs, et seul un tableau de bord vous permet d’avoir une excellente vue d’ensemble. L’outil centralise tous les indicateurs, ce qui vous facilite l’analyse et la visualisation de l’avancement de votre projet.
Un tableau de bord peut également vous aider dans la prise de décisions. Il peut s’agir d’une anticipation de retard, d’une visualisation des échéances ou des ressources surchargées. Un tableau de bord est également un excellent outil de gouvernance et de communication avec l’équipe.
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