La rentabilité d’une entreprise peut diminuer de manière importante, même si la croissance de ses affaires est stable depuis de nombreuses années. Il peut alors devenir complexe de répondre à un accroissement de la demande pour mener la structure vers de nouveaux objectifs de développement. Voici les principaux leviers d’optimisation pour améliorer la productivité d’une entreprise.
La gestion électronique des documents (GED)
La GED s’est vite imposée comme la solution par excellence pour les entreprises qui souhaitent améliorer leur efficacité documentaire. Il existe de nombreux avantages à se servir de ce levier d’optimisation. La gestion électronique des documents permet notamment :
- d’automatiser de la numérisation et le classement des documents,
- de mieux gérer les droits d’accès,
- d’améliorer la centralisation et la recherche de l’information…
De manière concise, la GED est un ensemble de méthodes, d’outils et de bonnes pratiques pour numériser et fluidifier l’organisation des documents d’une structure. Elle se décline en 5 grandes étapes : la capture et la numérisation des documents, le traitement des données, le stockage et la sauvegarde, la diffusion et l’archivage. Chaque phase peut être associée à un module du logiciel de gestion.
L’innovation et l’amélioration continue des process
Une entreprise qui cesse d’innover obtiendra toujours les mêmes résultats. L’innovation en tant que levier d’optimisation consiste à changer de stratégie pour s’adapter à l’évolution du marché. Le gestionnaire et son équipe doivent repenser leurs process.
L’objectif de l’amélioration continue est de perfectionner le savoir-faire d’une entreprise. Cette dernière doit notamment réduire ses délais de production, ses coûts d’opération et son taux d’erreurs et d’accidents de travail. Pour y arriver, elle peut :
- créer une cellule axée sur l’amélioration continue,
- encourager les collaborateurs à transmettre leurs suggestions,
- diffuser le programme d’amélioration à tous les services.
Plusieurs autres mesures permettent de tirer le meilleur parti de ce levier de performance pour améliorer la productivité en entreprise. Il s’agit principalement des questionnaires et discussions à l’intention des clients et des fournisseurs. La veille informationnelle dans le but d’emprunter les pratiques utilisées dans son secteur d’activité est également une bonne manière d’améliorer les process de l’entreprise.
L’analyse qualitative de l’équipement
Le parc de machines est l’élément de base de la production en entreprise. Si la machinerie n’est pas en bonne condition et que l’équipement utilisé n’offre pas le rendement escompté, il convient d’effectuer les réparations et les remplacements qui s’imposent.
L’objectif de ce levier de performance est de limiter le risque d’erreurs coûteuses et d’éviter les interruptions en usine. Afin de ne pas compter sur des appareils désuets, l’entreprise doit planifier une maintenance préventive. Parfois, de simples améliorations ergonomiques effectuées sur une chaîne de montage se traduisent par un regain de productivité.
L’autre aspect de l’analyse qualitative est le renforcement de l’équipement existant. Pour cela, le gestionnaire doit identifier les besoins actuels et futurs de la production de son entreprise. Une analyse concurrentielle permet aussi de ne pas investir des centaines de milliers d’euros dans des appareils dont l’utilité est limitée sur le long terme.
La productivité de l’entreprise passe par la prise en compte de plusieurs points avant d’acquérir une nouvelle machine. Il convient de s’assurer qu’elle permet de faire le travail à moindre coût et qu’elle n’est pas plus rentable en location !
Le renforcement des ressources humaines
Le levier de performance relatif aux ressources humaines est peut-être le plus important, car les équipes de travail sont au cœur du processus d’optimisation. Il convient de mettre en place des mesures pour motiver les collaborateurs de l’entreprise et pour évaluer et actualiser leurs compétences.
La formation continue est capitale pour optimiser la productivité d’une structure. La communication au sein de cette dernière ne doit toutefois pas être négligée, car les collaborateurs à chaque niveau hiérarchique doivent être conscients des enjeux en cours.
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