Notes de frais : comment réussir leur gestion ?

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Lorsqu’un employé doit réaliser des missions pour le compte de son entreprise, il effectue forcément certaines dépenses personnelles. En fonction des clauses fixées par son contrat de travail, il a le droit de facturer ces dépenses à l’entreprise et de se faire rembourser dans la mesure du raisonnable. Cependant, bien qu’elles en aient connaissance, certaines entreprises ont du mal à gérer le remboursement de ces notes.

Note de frais et remboursement, un mécanisme de réajustement

Une note de frais est un document dans lequel un salarié récapitule les frais professionnels engagés lors de l’exercice d’une activité. Pour faire simple, c’est une sorte de facture contenant toutes les dépenses personnelles engendrées par une mission professionnelle.

L’objectif des notes de frais c’est de servir de preuve lors du remboursement de ces dépenses par l’entreprise. Ainsi, la gestion des notes de frais passe par le remboursement de chaque type de frais. Les entreprises doivent donc restituer les frais d’hébergement et de restauration, par exemple. En matière de déplacement, elles doivent accorder une attention particulière au remboursement de frais kilométriques engagés par l’employé et peuvent pour cela faire appel à des solutions logicielles qui peuvent fonctionner en ligne ou via une appli. Dans tous les cas, les deux parties doivent au préalable se mettre d’accord sur la démarche de remboursement.

Comment gérer efficacement les notes de frais des employés ?

Il existe différentes manières de rembourser une note de frais. De nombreuses entreprises ont du mal à choisir la manière adéquate, surtout s’il s’agit de la première fois qu’ils font face à de telles dépenses. Il existe trois systèmes de remboursement des notes de frais :

  • le système de frais réels,
  • le système forfaitaire,
  • la déduction forfaitaire sur le salaire brut.

Si, en grandissant, votre entreprise doit engager plus de professionnels et donc supporter plus de notes de frais, il est conseillé de mettre en place un service destiné à l’organisation et au contrôle des actions en rapport avec la délivrance et le remboursement des notes de frais. Ce service doit par exemple veiller au respect des normes établies par l’entreprise pour éviter les débordements.

Le système des frais réels

Dans ce système, il est question de restituer au dirigeant ou au salarié la somme exacte engagée personnellement dans les dépenses en rapport avec l’activité professionnelle. Par exemple, l’entreprise remboursera sur présentation d’un justificatif les frais de stationnement lors des déplacements professionnels ou encore les notes de repas professionnels.

Le système forfaitaire

L’entreprise peut décider de payer régulièrement à son employé une somme forfaitaire afin de couvrir ses notes de frais. Pour ce mode de remboursement, le salarié n’a nul besoin de présenter des preuves. La somme à payer est fixée sur la base d’un barème (information auprès de l’URSSAF) et est souvent la même suivant le poste occupé dans un secteur d’activité donné.

La déduction forfaitaire sur le salaire brut

Elle est identique à la méthode précédente, avec la particularité que le forfait est choisi en fonction du salaire brut de chaque employé. Elle n’est pas très répandue, car le système peut sembler peu équitable.

Les règles à prendre en compte pour faciliter la gestion

Certaines règles sont à observer dans l’émission des notes de frais, surtout en ce qui concerne les dépenses suivantes.

  • Les frais de restaurant : les parties doivent exiger la présence sur la note du motif de l’invitation et des noms des personnes invitées.
  • Les frais d’hébergement : ils sont uniquement remboursables si la mission est située à plus de 50 km de la résidence du salarié. Ils sont aussi valables s’il doit effectuer une mission mais qu’il ne dispose pas de véhicule pour rentrer dans une zone difficilement accessible (peu de transports en commun).
  • Les indemnités kilométriques : si l’entreprise ne dispose pas d’un véhicule, l’employé peut utiliser le sien pour effectuer les déplacements pour la mission. La note de frais ne comportera donc pas de frais de déplacement classiques, mais plutôt ce qu’on appelle des frais kilométriques. Pour ce type de frais, il est indispensable d’incorporer à la note le motif et le lieu de la mission, le kilométrage et la puissance fiscale de la voiture. Le remboursement des frais kilométriques doit couvrir le carburant, l’entretien, l’amortissement et l’assurance du véhicule.

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