Les indemnités kilométriques ont été revalorisées en 2020 pour les véhicules de 3 à 5 CV, ce qui en fait une solution encore plus rentable pour les entrepreneurs indépendants. Cependant, les déclarations d’IK sont tellement peu formalisées que l’administration fiscale y voit une faille systématique lors d’un contrôle fiscal. En effet, de nombreux dirigeants utilisent les IK pour se rémunérer mais ne prennent pas le temps de générer un relevé d’indemnités kilométriques normalisé.
Éviter un redressement fiscal sur les indemnités kilométriques
Le Bulletin Officiel des Finances Publiques (BOFIP) indique que les indemnités kilométriques, représentent le remboursement forfaitaire des frais de déplacements professionnels réalisés avec le véhicule personnel.
A ce titre, il faut considérer que le motif du déplacement doit s’inscrire dans l’objet social de l’entreprise qui le déclare.
Par ailleurs, il appartient au déclarant de conserver une trace du détail de chaque déplacement, tels que par exemple le motif du rendez-vous, l’adresse, la date et l’heure, afin de permettre à l’administration fiscale de contrôler la véracité des déclarations.
Faute de ces informations, dans l’incapacité de vérifier les distances parcourues à titre d’indemnités kilométriques ou l’existence du déplacement professionnel, les sommes déclarées pourront être remises en cause et les frais kilométriques consentis seront potentiellement réintégrés en tant que rémunération du dirigeant ou des salariés et soumis à cotisations sociales.
Établir un relevé détaillé des rendez-vous professionnels et des IK
Puisque c’est sur la base des déplacements professionnels que sont calculées les indemnités kilométriques, il est indispensable d’avoir à tout moment une liste des déplacements (le format Excel ou OpenOffice est très bien).
Pour chaque déplacement, on prendra soin de noter au les indications suivantes au minimum :
- Motif du déplacement
- Adresse du déplacement
- Distance parcourue aller et retour
- Véhicule utilisé
Ce sont les informations obligatoires pour pouvoir établir de façon certaine un relevé d’indemnités kilométriques normalisé sur la base de données fiables. En effet, le motif sert à prouver que le déplacement est fait dans l’intérêt de l’entreprise et dans le respect de son objet social.
L’adresse du déplacement sert de base de calcul à la distance parcourue et à ce titre permettra au contrôleur fiscal de vérifier la justesse des calculs. La distance est issue de la somme des trajets aller et retour.
Enfin, le véhicule utilisé (et sa puissance fiscale) a pour objet de déterminer le barème fiscal à utiliser pour le calcul de l’indemnité kilométrique.
Utiliser le barème d’indemnités kilométriques en cours
Le barème d’indemnités kilométriques est publié par l’administration fiscale tous les ans, entre mars et septembre. Le grand principe est que le dernier barème paru au Journal Officiel est le seul à utiliser pour une déclaration d’indemnités kilométriques. Mais dans la pratique, deux cas s’opposent et font que les situations doivent être examinées d’un peu plus près.
De même, la tranche du barème d’indemnités kilométriques à utiliser dépend aussi de la distance totale annuelle parcourue, avec une éventuelle règle de trois sur les années fiscales d’une durée différente de 12 mois.
Cas des salariés percevant des IK
En tant que salarié, les indemnités kilométriques sont déclarées et payées mensuellement la plupart du temps. Dans ce cas, chaque mois on devra utiliser le dernier barème paru au JO. Pour ce qui est des salariés, le remboursement des IK se fait au mois et il n’y a pas à prévoir de régularisation de fin d’année.
Cas des travailleurs non-salariés aux IK
Les travailleurs non-salariés percevant des IK sont à un régime un peu spécial. A priori, la majorité fonctionne sur un régime annuel. Dans ce cas, c’est le dernier barème disponible qui sera utilisé. Mais s’il y a des acomptes mensuels et que le barème change en cours d’année, il faudra considérer les acomptes mensuels comme des provisions sur charge et donc non extinguibles.
Ce qui en bon français signifie que c’est à la fin de l’année (le dernier mois fiscal) qu’il conviendra de faire le total des distances de l’année, le total des sommes perçues (acomptes) et de calculer le montant annuel des IK pour déterminer le reste à percevoir.
Obtenir ses indemnités kilométriques depuis son agenda en ligne
Une utilisation régulière de l’agenda en ligne en tant que professionnel permet un gain de temps considérable sur la gestion des indemnités kilométriques.
En effet, dès lors qu’on utilise l’agenda en ligne (Google, Outlook, Zimbra, Dolibarr, etc.) pour la planification des rendez-vous professionnels, il devient pertinent d’utiliser ces données pour en tirer parti aussi sur le plan financier.
Ainsi, une application de gestion automatique des indemnités kilométriques telle que izika, leader Européen depuis 2014, permet de calculer les distances et de générer un relevé d’IK en temps réel.
Les entrepreneurs devront tout simplement remplir proprement leur agenda, en indiquant pour chaque rendez-vous le motif et le lieu (une ville suffit) pour que les distances puissent être calculées.
Enfin, en fonction du ou des véhicules saisis, l’application indiquera le montant des IK en temps réel.
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