Remplacer les factures sur support papier par des factures au format électronique est un processus de plus en plus courant au sein des entreprises, évoluant dans divers secteurs d’activité. Ce processus de conversion, plus connu sous l’appellation de dématérialisation, se fait généralement à l’aide d’un logiciel spécialisé. Mais quel est le moment propice pour y recourir et comment choisir le bon logiciel ? Quelles sont les fonctionnalités à rechercher et comment faire une mise en place réussie ? Voici un point détaillé sur l’importance de bien choisir son logiciel dans le processus de dématérialisation des factures.
Nouvelle année : il est temps de passer à la dématérialisation !
La nouvelle année marque souvent l’adoption de nouvelles résolutions pour optimiser les processus au sein des entreprises. Vous souhaitez aussi vous inscrire dans cette dynamique ? Optez pour la dématérialisation de vos factures. Ceci vous permet de gagner en efficacité et en productivité dans la gestion de vos documents administratifs. Certaines tâches sont, en réalité, simplifiées.
La dématérialisation représente aussi une solution écologique. Elle réduit votre consommation en ressources matérielles nécessaires à la production et à la distribution des factures physiques. C’est le cas notamment du papier et de l’encre. De même, l’espace dans vos locaux sera libéré, car vous n’aurez plus besoin de vous encombrer avec des documents papier.
Il faut souligner que les factures numériques offrent une accessibilité plus importante et favorisent ainsi une meilleure communication et collaboration dans le travail à distance. En passant à la dématérialisation au début de cette nouvelle année, votre entreprise se met au pas des tendances technologiques actuelles. Cela lui impulse une dynamique nouvelle et lui permet de rester compétitif dans un environnement en constante évolution.
Le choix du bon logiciel, une étape cruciale de la dématérialisation de vos factures
La dématérialisation des factures est une démarche progressive qui est marquée par plusieurs grandes étapes. Le choix du bon logiciel est l’une des étapes les plus importantes. Elle peut, en effet, influencer significativement l’issue de la démarche. Comme l’indique Activ’IT, la solution de dématérialisation adéquate varie selon les caractéristiques spécifiques de chaque entreprise. Il est indispensable d’opter pour une solution parfaitement adaptée à votre entité pour optimiser les bénéfices de son utilisation.
Notons qu’un logiciel efficace doit servir, non seulement à la conversion des factures papier en formats numériques, mais aussi faciliter la gestion efficace de ces documents. Certaines fonctionnalités spécifiques doivent être ainsi recherchées. Il peut s’agir de la classification par date, par émetteur ou encore par montant.
En faisant le bon choix de logiciel, vous pourrez profiter pleinement de certains avantages notables. Il s’agit de la réduction de votre dépendance aux processus manuels, la réalisation d’économies substantielles et le renforcement de l’efficacité opérationnelle de l’entité. Un bon logiciel vous donne aussi l’opportunité d’améliorer votre conformité aux normes et de contribuer ainsi à la durabilité environnementale en réduisant l’utilisation de papier.
Au regard de tous ces éléments, le choix du bon logiciel est une étape stratégique dans le parcours vers une dématérialisation réussie de vos factures. Il doit donc se faire de manière très attentive pour vous assurer de profiter des bénéfices à long terme de cette transition vers le numérique. À savoir que les factures électroniques seront prochainement obligatoires. Prévue au départ pour 2024, la généralisation de la facture électronique a été reportée par le gouvernement au 1er septembre 2026.
Quelles fonctionnalités rechercher pour votre solution numérique ?
Certaines fonctionnalités sont importantes pour trouver la bonne solution numérique pour vos factures. Il s’agit entre autres de la reconnaissance optique de caractères (OCR). Cette fonction permet au logiciel d’extraire automatiquement les données pertinentes des documents papier puis de les convertir en informations numériques exploitables.
Assurez-vous aussi que le logiciel qui vous intéresse offre une sécurité optimale à vos données. Notons que les informations relatives à la facturation en entreprise sont très sensibles. De ce fait, choisissez une solution numérique avec un bon mécanisme de protection des données. C’est le cas notamment des solutions codifiées ou cryptées qui vous garantissent que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations sur les factures et les modifier.
Un outil de facturation numérique performant doit avoir une bonne évolutivité. Cette fonctionnalité permet à la solution de s’adapter efficacement à la croissance de l’entreprise. Elle assure aussi le respect des réglementations et des normes en vigueur dans le domaine de la gestion électronique des documents.
Pour être opérationnel, l’outil de dématérialisation doit être ajouté aux systèmes numériques existants dans l’entreprise. Il faut donc vous tourner vers un logiciel capable de s’intégrer harmonieusement aux systèmes existants de l’entreprise. C’est une garantie pour la fluidité de la transition. Les perturbations opérationnelles sont ainsi évitées. Pour finir, un bon logiciel de dématérialisation de factures doit avoir une interface utilisateur conviviale qui facilite sa prise en main par l’équipe.
Comment bien le mettre en place au sein de votre entreprise ?
L’intégration de la dématérialisation au sein de votre entreprise ne s’improvise pas. Il faut suivre certains principes. D’abord, assurez-vous d’impliquer toutes les parties prenantes. Pour cela, réalisez des séances d’information portant sur l’outil. Des formations continues peuvent aussi être requises pour apprendre à vos collaborateurs à bien utiliser le nouveau logiciel.
Songez également à mettre en place un plan de communication interne efficace afin de faciliter les échanges autour du processus. Faites des tests pilotes pour avoir une idée précise du fonctionnement de l’outil et relever les éventuels problèmes dans le but d’ajuster le processus en conséquence. Cette étape permet de minimiser les erreurs dans la mise en place de la dématérialisation.
Conseils pour un passage réussi à la dématérialisation de vos factures
Le passage à la dématérialisation de vos factures peut être un processus complexe. Toutefois, avec une bonne planification et une mise en œuvre réfléchie, vous pourrez le réussir brillamment. Cela implique de choisir une solution de dématérialisation qui est réellement adaptée aux besoins spécifiques de votre entité. À ce niveau, il faut tenir compte du volume de vos factures, des exigences de conformité de votre secteur et des processus en cours à l’interne.
La gestion efficace du changement qu’impose la dématérialisation représente aussi une clé importante pour réussir cette démarche. Pour ce faire, mettez en place un plan solide qui tient compte des éventuelles résistances au changement. Ce document doit également prévoir comment évaluer l’efficacité de la dématérialisation. Il est essentiel de communiquer ouvertement avec vos fournisseurs et vos partenaires à divers niveaux sur les implications de la dématérialisation de vos factures. Ceci vous garantit d’être tous au même niveau d’information pour faciliter la collaboration.
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