C’est un secret de polichinelle : la gestion des frais professionnels est l’une des tâches les plus détestées en entreprise, et dans tout autre type de structure. La procédure courante consiste à saisir ses factures sur Excel, en gardant précieusement tous les justificatifs. Une fois la validation faite par le manager, le tout est envoyé au service comptabilité qui procède au règlement. Fort heureusement, il existe aujourd’hui des logiciels de gestion de note de frais qui permettent de rendre ce travail moins contraignant et chronophage. Mais comment bien choisir ce type de logiciel ?
La personnalisation et l’application mobile
En premier lieu, pour choisir un logiciel de gestion des frais professionnels, il faut s’assurer que celui-ci peut être personnalisé. En effet, ce n’est normalement pas à l’entreprise de s’adapter à l’outil de gestion, mais à ce dernier de se conformer aux nécessités liées à son utilisation. Qu’il s’agisse donc de taux de TVA, de politique de frais, d’export comptable, de connexion avec la banque, ou encore de catégories de dépenses, les développeurs du logiciel de note de frais doivent offrir cette possibilité aux utilisateurs.
En second lieu, il y a l’application mobile. Dans le monde d’aujourd’hui, il y a peu de place pour des solutions qui n’accompagnent pas dans la poche. Et pour cause, pour ce qui est spécifiquement des notes pour les dépenses professionnelles effectuées, elles s’adressent surtout à des professionnels mobiles. De fait, un logiciel non couplé avec une application mobile ne peut être d’une grande utilité. Le programme choisi donc doit disposer d’une application pouvant accompagner partout. Cela permet d’avoir un accès en permanence à ses informations et de ne pas perdre une note de frais.
Cela dit, il est important de s’assurer que le logiciel puisse fonctionner sans réseau, et qu’il propose un scan intelligent de qualité.
La conformité avec la législation et l’analyse des dépenses
Avant de faire un choix, il est primordial de s’assurer que le logiciel permet d’être en règle. En effet, il peut être effectué à tout moment un contrôle URSSAF et il est précautionneux de prendre les dispositions nécessaires pour éviter un redressement fiscal. L’archivage à valeur probante permet de stocker ses factures sur un support informatique afin de les monter en cas de contrôle URSSAF. En outre, et comme évoqué précédemment, la gestion de note de frais s’adapte aux membres d’une entreprise et à leur fonction ; le paramétrage doit être fait selon les règles en vigueur.
Aussi, une application destinée aux frais professionnelles doit-elle comporter une fonctionnalité indispensable : l’analyse des dépenses. Des statistiques doivent pouvoir éclairer sur les dépenses effectuées, mais il ne s’agit pas ici de simples statistiques. Il faut plus précisément un outil qui offre la possibilité d’effectuer des dépenses multiples pour croiser les informations et obtenir assez vite les données dont on a besoin.
La pérennité de l’entreprise et la disponibilité de son service client
Le choix d’un logiciel de note de frais pour optimiser la gestion des frais professionnels ne peut se faire normalement sans penser à la pérennité de l’entreprise qui l’a conçu. Ce détail n’est point anodin, car s’il arrivait que la structure conceptrice fasse faillite, alors même que son logiciel est réellement ergonomique, il faudra tout reprendre à zéro pour retrouver une application sécurisée, efficace et fiable.
Par ailleurs, il faut préférentiellement s’adresser à une entreprise ayant pignon sur rue et une équipe disponible. Si la nécessité de pouvoir bénéficier d’un logiciel personnalisable a été évoqué plus haut, il est de fait nécessaire que le service client soit disponible pour conseiller les utilisateurs et prendre en compte leurs demandes. Voilà en résumé quelques éléments qu’il serait utile de considérer pour choisir son logiciel de note de frais.
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