Dans le monde de l’entreprise, le temps est une ressource extrêmement précieuse. Ce fait s’applique autant aux grandes multinationales qu’aux micro-entreprises. L’auto-entrepreneur travaille généralement seul (ou avec une équipe très réduite), mais doit gérer une véritable structure. Il passe souvent beaucoup de temps à s’occuper du côté administratif de son entreprise au détriment de sa productivité. Heureusement, avec le développement du numérique, de nombreuses solutions digitales de gestion du temps ont vu le jour. Découvrez dans cet article des solutions comme le logiciel de facturation qui pourraient changer votre quotidien d’auto-entrepreneur.
Auto-entrepreneur : utilisez un logiciel de facturation
La gestion des finances et des factures en particulier occupe une bonne partie des journées d’un auto-entrepreneur. Il doit non seulement les émettre, mais aussi s’assurer de leur suivi et de leur recouvrement. Comme on peut le voir avec Flexina, il existe des logiciels de facturation permettant de faire gagner du temps aux auto-entrepreneurs. Ces tâches sont désormais automatisées ce qui libère l’entrepreneur de ce fardeau. Ces logiciels sont constitués d’un grand nombre de fonctionnalités et simplifient grandement la vie de leurs utilisateurs.
Un bon logiciel de facturation vous aide évidemment à créer vos factures. Vous avez à votre disposition de nombreux modèles de devis et factures que vous pouvez personnaliser ou modifier au besoin. Une fois votre facture élaborée, le logiciel se charge de vérifier qu’elle contient toutes les mentions obligatoires. Mais ce n’est pas tout. Le logiciel se charge aussi du suivi de vos factures et de la gestion commerciale de votre entreprise.
Avec un logiciel de facturation, vous avez une vue d’ensemble en temps réel de l’ensemble des factures émises, des factures en retard de paiement et celles non soldées. De plus, si vous renseignez les informations de vos clients et prospects, le logiciel se chargera de les relancer pour qu’ils règlent ce qu’ils vous doivent.
Un logiciel de facturation est aussi une plateforme grâce à laquelle vous ferez votre bilan financier. Il calcule en temps réel votre chiffre d’affaires et vous fournit vos statistiques de facturation selon plusieurs critères. Vous aurez donc une vision assez globale de vos finances. Un logiciel de facturation n’est toutefois pas une application anodine. C’est un logiciel de travail qui a accès à des données sensibles. Privilégiez donc les logiciels disposant de certifications (NF525 et NF203 par exemple) qui garantissent leur fiabilité et leur sécurité.
Grâce à l’utilisation d’un logiciel de facturation, la gestion de vos factures et de votre clientèle ne vous détournera plus de vos autres activités. Vous pourrez donc consacrer plus de temps à être plus créatif ou productif et à faire ce pour quoi vous avez créé votre entreprise.
Optez pour une application pour gérer vos notes de frais
Les solutions digitales pour gagner du temps dans votre gestion sont nombreuses. En complément parfait du logiciel de facturation, optez pour un logiciel de gestion des notes de frais. Après avoir optimisé vos entrées d’argent avec le logiciel de facturation, vous devez optimiser les sorties pour équilibrer vos finances. Comme son homologue, le logiciel de gestion de notes de frais vous évitera de passer de longues heures à calculer vos dépenses pour faire votre comptabilité.
Il vous évitera aussi de commettre des erreurs préjudiciables qui font perdre à la fois du temps si précieux et de l’argent. Notez qu’en associant un logiciel de gestion de notes de frais à un logiciel de facturation, vous obtenez un véritable service de comptabilité digitale. La gestion de vos finances ne sera donc plus une corvée.
Utilisez un outil de gestion du planning en ligne
Après les finances, l’autre contrainte des auto-entrepreneurs, c’est la gestion de leur planning. En associant les responsabilités d’un chef d’entreprise à celles d’un employé sans l’aide d’un assistant, il est difficile de s’organiser. Il n’est donc pas surprenant que certains auto-entrepreneurs n’arrivent pas à gérer leur temps et oublient certaines tâches. C’est là qu’intervient l’agenda en ligne, une aide numérique qui aide le professionnel à mieux appréhender son emploi du temps.
Avec un tel planning, vous pouvez en quelques clics visualiser vos prochains rendez-vous et activités pour la journée, la semaine ou même le mois. En plus de ces fonctions très classiques, vous avez diverses fonctionnalités intéressantes pour gérer votre temps. En premier lieu, vous avez des rappels automatiques des rendez-vous par SMS ou par e-mail. Le planning peut d’ailleurs envoyer ces rappels à votre client également afin que vous soyez tous les deux prévenus en avance.
Vous pouvez aussi disposer d’une liste d’attente intelligente qui peut remplacer automatiquement les rendez-vous annulés par d’autres activités. Ce système est très utile si vous avez beaucoup de clients et une liste d’attente très longue. Enfin, vous pouvez associer votre outil de gestion du planning à un service spécialisé en ligne pour que vos clients prennent rendez-vous directement. Vous n’avez donc plus à attribuer les rendez-vous personnellement. Le processus se fait en ligne et vous pouvez consacrer le temps libéré à d’autres tâches.
Utilisez un logiciel de gestion de projets
En tant qu’auto-entrepreneur, vous avez sûrement plusieurs projets (ou commandes) qui évoluent simultanément. Le problème est qu’au lieu d’évoluer de façon harmonieuse et équilibrée, ces projets ne peuvent pas avancer de façon optimale. En utilisant un logiciel de gestion de projets, vous vous rapprocherez de cet idéal. La principale fonction de ces logiciels est l’automatisation des tâches de sauvegarde et l’optimisation de la gestion du temps.
Il peut notamment vous permettre d’enregistrer et de planifier les diverses tâches à accomplir pour chaque projet. Avec la sauvegarde automatique, vous pouvez avoir un aperçu de l’avancement de vos projets à tout moment (affichage des tâches exécutées, en cours et à exécuter). Vous pouvez donc répartir les tâches harmonieusement et faire évoluer vos projets simultanément. Vous pouvez également mieux vous organiser grâce au calendrier référençant les activités à accomplir chaque jour. Ce planning vous permet également de prioriser en privilégiant les tâches les plus urgentes.
Si vous êtes plusieurs à travailler sur un projet, cette solution est très pratique. Le logiciel est une plateforme centralisée où chacun peut voir l’évolution des autres. Vous pouvez également discuter et communiquer plus facilement, ce qui facilite l’entraide entre collègues. Les logiciels de gestion de projets intègrent une fonctionnalité qui vous permet de mieux lutter contre la procrastination. Il s’agit d’alertes et de notifications que vous pouvez recevoir pour vous avertir si vous avez du retard sur l’un ou l’autre de vos projets.
Gérez vos comptes bancaires avec une application
Dans le cadre de votre travail d’auto-entrepreneur, vous avez probablement été amené à ouvrir un ou plusieurs comptes bancaires pour votre société. Cette situation génère souvent des confusions ou des contraintes qui font perdre beaucoup de temps. Sans une application dédiée, le grand nombre d’actions à exécuter pour une simple transaction bancaire est vraiment chronophage. Il faut multiplier cette perte de temps par le nombre d’opérations effectuées chaque jour sur les divers comptes de l’entreprise.
Avec une application bancaire, la vie d’auto-entrepreneur est beaucoup plus simple. Vous pouvez consulter votre solde, payer vos fournisseurs et vos achats professionnels depuis votre téléphone. Si vous avez plusieurs comptes, les transactions seront grandement facilitées ce qui aura un impact positif sur votre productivité.
La vie d’un auto-entrepreneur est émaillée de nombreuses difficultés. Il peut en effet rencontrer de nombreuses contraintes dues à sa position d’entrepreneur indépendant. Pour dépasser ces difficultés, vous avez à votre disposition des solutions numériques parmi lesquelles figurent les logiciels de facturation.
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