De plus en plus d’applications peuvent se connecter à un agenda Google (dont l’infrastructure est très bien codée) ou aux calendriers Outlook ou Zimbra par exemple. En effet, au fil des ans, ces solutions sont devenues comme des mini CRM pour les professionnels en mobilité.
Le taux d’utilisation des agendas en ligne était en 2016 de plus de 70%, avec plus de 46% des utilisateurs qui utilisaient en plus un agenda sur mobile (Source : Deloitte 2016). Le grand gagnant des usages d’agendas en ligne étant Google Calendar (agenda Gmail) avec à lui seul près des deux tiers.
En gros, l’agenda en ligne est devenu un incontournable, mais pourquoi cet engouement ?
Parce qu’avec un agenda en ligne correctement utilisé, on peut vraiment aller très loin dans la gestion des rendez-vous professionnels et même utiliser son agenda un peu comme un CRM !
Créer des agendas pour chaque activité professionnelle ou personnelle
Il est possible dans Google Agenda ou dans Outlook de créer des agendas qui répondent à toutes nos activités. On peut créer des agendas correspondant, par exemple, aux cas suivants :
- Prospection terrain
- Visite clients
- Administratif
- Personnel
Ces agendas pourront être partagés (le personnel avec votre conjoint, l’agenda admin avec votre collaborateur par exemple). Les niveaux de partage peuvent inclure seulement les heures de de disponibilité, ou tout le détail des rendez-vous, avec le droit ou non de les modifier.
Ces agendas pourront aussi chacun avoir leur couleur, ce qui permet ensuite de visualiser la composition de la semaine en termes de répartition des activités, de compter ses rendez-vous de prospection et de visites par exemple et de déterminer si l’activité commerciale est suffisante.
Ajouter une localisation intelligente aux rendez-vous
Chaque rendez-vous aura lieu en présentiel ou en distanciel, en fonction des interlocuteurs. Cependant, quand le rendez-vous a lieu sur le terrain, il peut être bien pratique d’obtenir un rappel du type « il est temps de partir » qui tienne compte de la circulation et du lieu dans lequel on se trouve.
Cette fonctionnalité est parfaitement intégrée à Google Agenda qui, couplé au GPS communautaire gratuit Waze, permet de se rendre à l’heure à tous ses rendez-vous.
Cerise sur le gâteau, si vous renseignez l’adresse de vos rendez-vous dans un agenda en ligne, vous pourrez aussi…
Calculer ses indemnités kilométriques depuis son agenda en ligne
Une utilisation intelligente de l’agenda en ligne en tant que professionnel permet un gain de temps considérable sur la gestion des indemnités kilométriques.
En effet, dès lors qu’on utilise l’agenda en ligne (Google, Outlook, Zimbra, Dolibarr, etc.) pour la planification des rendez-vous professionnels, il devient pertinent d’utiliser ces données pour en tirer parti aussi sur le plan financier.
Ainsi, une application de gestion automatique des indemnités kilométriques telle que izika, leader Européen depuis 2014, permet de calculer les distances et de générer un relevé d’IK en temps réel.
Les entrepreneurs devront tout simplement remplir proprement leur agenda, en indiquant pour chaque rendez-vous le motif et le lieu (une ville suffit) pour que les distances puissent être calculées.
Enfin, en fonction du ou des véhicules saisis, l’application indiquera le montant des IK en temps réel.
Trouver un créneau de temps disponible en commun
Les agendas Google et Outlook permettent, lorsqu’on a ajouté des participants à un rendez-vous et sous réserve que leurs agendas respectifs soient consultables (même entreprise en général) de trouver automatiquement le prochain créneau commun disponible en fonction des contraintes de chacun.
Quand on doit planifier une réunion à trois ou quatre, voire plus, c’est une fonctionnalité très appréciable.
Masquer le détail d’un rendez-vous
Parce que la vie privée ou les réunions de travail ont parfois des motifs de rendez-vous révélateurs, il est possible de rendre privé un rendez-vous dans Google Agenda, c’est-à-dire que sur votre agenda partagé, les rendez-vous mis en statut « privé » masqueront tous les détails et n’afficheront au curieux que le statut « privé ».
Ainsi, une réunion managériale ou un rendez-vous privé ne seront plus visibles par les collaborateurs ayant accès à l’agenda.
Jouer au Tetris avec ses rendez-vous
Plutôt réservée aux dirigeants, cette fonctionnalité assez peu appréciée des autres participants aux rendez-vous permet de glisser et déplacer ses rendez-vous « de moindre importance » pour réorganiser ses journées au fur et à mesure que s’y ajoutent des rendez-vous plus importants.
Chaque fois qu’un rendez-vous avec d’autres participants sera décalé, les invités recevront une notification et le rendez-vous sera décalé en attente de leur approbation dans leurs agendas.
C’est tout aussi vrai des créneaux qui ne comportent pas d’invité (le fameux agenda « administratif » dont on a parlé précédemment).
Ajouter de la récurrence
Dans Google Agenda, la récurrence est très bien pensée, puisqu’il est possible de donner à un rendez-vous à peu près toutes les formes de récurrences possibles et imaginables.
Ainsi, on pourra réserver des créneaux dans son agenda pour de la prospection terrain, une semaine sur 5 sur chacun des 5 lieux identifiés pour un mandataire.
Il sera aussi possible de prévoir des visites chez les gros clients chaque premier jeudi du mois parce qu’ils auront indiqué que c’est ce jour là qu’ils réservent aux fournisseurs…
En conclusion
Si vous n’avez pas encore adopté l’agenda en ligne, partagé avec votre smartphone et vos collaborateurs, vous vous privez d’une ressource professionnelle gratuite, efficace et même indispensable, qui peut s’apparenter à un outil de suivi client léger mais efficace.
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